La nueva reestructura de tu horario de trabajo

Antes de 2020, era de raro a exótico que se nos solicitara una reunión por internet, junta web o sesión remota, sea como prefieras llamarles. Y, obvio, a partir de ese año, esta modalidad de comunicación pasó de ser una actividad rara a la única actividad de comunicación empresarial.

Es más, gustó esto tanto que prácticamente se borraron las fronteras de los horarios y simplemente el abuso en a qué horas tener reuniones simplemente empezó a suceder a toda hora y momento.

A inicios de 2022, estamos experimentando la necesidad de cambiar de nuevo la forma de trabajar, a una serie de reuniones híbridas. Esto es, parte remota, pero parte presencial. Y, así, los horarios de trabajo sufren de situaciones desde ridículas hasta estresantes.

Los tiempos entre actividades

Previo a 2020, las juntas eran prácticamente siempre presenciales, y cuando no, eran por conferencia telefónica. De esta forma, se podía planear un día de forma tal que los tiempos de transporte podían integrarse al horario de las personas y rara vez se tenían empalmes entre los tiempos de actividades.

Hoy en día, estamos ante la necesidad de balancear que no por el simple hecho de tener un tiempo disponible, signifique que podamos mezclar actividades de comunicación. Así, por ejemplo:

  • Pensemos que estás en un desayuno de trabajo con una persona que va de 8:00 a 9:30 am, pero que a las 9:30 ya tienes una reunión web. Técnicamente si tienes el tiempo, pero esa sesión sucederá en la mesa del restaurante donde estabas, incomodando a otros comensales y tu teniendo el ruido de la gente a tu alrededor, simplemente, incómodo.
  • O bien, Pensemos que Tienes un espacio de 30 minutos entre una sesión y otra, la primera es via web y la segunda es en persona, y como alguien vio que tenías esa hora disponible te pusieron una sesión web, la cual tomarás desde tu celular, manejando en tu auto.

Y así como estos hay múltiples acciones que deben de poder preverse porque simplemente al vivir horarios de trabajo híbridos la preparación entre actividades no ocupa ni las mismas necesidades ni el mismo tiempo.

Horario híbrido alarga los días de nuevo

En los ejemplos anteriores vemos entonces que, es necesario lograr acomodar tiempos de “preparación” entre las distintas actividades, por ejemplo:

  • Si estas en una hora en una reunión presencial y la inmediata siguiente es una junta web debes de planear:
    • Tener acceso a internet
    • Un espacio cómodo para tomar la sesión
    • Que no haya ruido donde estés ni distractores atrás de ti, de preferencia
  • Si estás en una sesión web y la que sigue es presencial en otro lado requieres:
    • Poner un espacio para desconectar tu equipo, guardarlo y podértelo llevar si lo vas a necesitar en esa reunión
    • Planear el tiempo de transporte
    • Planear el tiempo de llegada y de registro a donde vayas si esto aplica
    • Planear el tiempo de conectar tu tecnología para poderla emplear

Tiempos perdidos, a fuerzas

Y todos estos casos nunca se consideran, creando demoras para la gente que te espera, y cuando no, seguro estás teniendo tiempos de poco valor de negocio, pero necesarios en transporte, preparación etcétera.

Lo peor es que las personas ya están anticipando y asignando tiempos que pueden suceder o no, y esto les extiende el horario de trabajo cuando por precaución entre junta y junta, incluso cuando son estas 100% por internet en un día, se asignan de 5 a 15 minutos previos y posteriores a cada reunión para lo que vaya a requerirse que es desde ir al baño hasta planear que a veces las juntas se extienden y te hacen llegar tarde a la siguiente, y por ello, mejor tomas tiempo de más, sea que se use o no. Si esto sucede 5 veces al día, y te tomas 5 minutos antes y 5 después de cada sesión, hay casi una hora que simplemente no se hace nada, y si son 15 minutos, esto puede ser 2 horas y media perdidas al día, simplemente demasiado.

¿Hay algún remedio?

No es fácil responder a las necesidades aquí comentadas. Sin embargo, lo ideal sería, alguna de estas alternativas que te propongo:

  1. Días de trabajo de un solo formato a la vez: Destina un día exclusivamente para citas presenciales, son otro tipo de actividades, en otro día solo reuniones web y ve alternando, así cuando menos no tienes que prepararte para ambientes que te complican todo entre una y otra sesión
  2. Uso del teléfono en vez de sesión web: Si no requieres mostrar información presencial, de verdad, todo puede ser telefónico y le permites a los demás estar en lugares y situaciones menos complejas.
  3. Respetar tiempos: Gran parte del problema es la falta de respeto incluso en sesiones web. No hay pero que valga, pues por eso las juntas se empalman. En toda época, y más en esta el ser puntual es la nueva normalidad.

Definitivamente no son soluciones terminales, pero yo las he empezado a aplicar, y definitivamente me ayudan, espero este sea el caso para ti y tu organización por igual.


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