Esta época es para una gran mayoría la más adecuada de no tener el pretexto de la falta de tiempo para hacer lo que hemos dejado atrás, en concreto arreglar la bandeja de entrada del correo electrónico. Muchos no lo hacemos porque los buscadores modernos nos encuentran todo incluso en nuestro propio correo, pero eso no implica que dejemos de ser productivos por el tiempo perdido en siempre buscar algo o que por «estructura mental» no liguemos información relevante. Y hace unos días me puse a organizar el mío, por lo que te ofrezco lo que hice, esperando que a ti también te sirva.
Lo primero es borrar TODO lo que no sirve ya. Empieza (con vergüenza de ti mismo en parte) a borrar los correos en los que agendaste una reunión del pasado, calendarización de eventos, correo no deseado que no habías filtrado, etc. En mi caso pude decidir rápido lo que debía. La pregunta que debes de hacerte en éste caso es ¿Lo usaré para algo en el siguiente año? Si la respuesta es SI, implica procesar ese correo, y si no, es muy probable que debas de borrarlo.
¿Qué correo deberás muy probablemente conservar?
• Los que mencionan el inicio o proceso ó estado de algún trabajo
• Los que fiscalmente (recuerda que debes guardar el archovoi “XML” de las facturas electrónicas que recibas) son necesarios por hasta 5 o 10 años…
• Acuerdos entre tu y una o más empresas o personas, sujetos a auditoría
El siguiente punto es separar la oficina de la vida privada. Lo ideal es ya no combinar tu vida privada y la del trabajo en un mismo correo. Crea uno para cada espacio. La de la oficina es para todo lo relacionado con el trabajo, la privada es para todo lo demás.
Posteriormente busca emplear los folders y correos de o para grupos.
Todo será más fácil si separas en folders a cada cliente y sus contactos y creas una regla que mande a ese folder cualquier correo con la extensión “X”, donde “X” es el nombre de esa empresa.
Solo ten precaución en crear esto, pues lo importante es que a la hora de buscar sepas donde hacerlo, por más herramientas de búsqueda que tengas. Otra forma de agrupar el trabajo puede ser abrir un folder para cada proyecto y agrupar toda la información de cada proyecto en su respectivo folder. En pocas palabras, ten la precaución de no empezar a crear decenas de folders que luego te confundan en vez de ayudarte.
En especial no olvides clasificar todo tu correo enviado en estos folders también, pues generalmente son archivos enormes sin ninguna forma de clasificación Almacena tu correo No en tu disco duro y en el programa para el correo, sino fuera de la máquina, de preferencia en internet (la “nube”) o bien en un lugar fuera de tu casa u oficina. Si tu computadora y/o archivo se pierde, no así lo más valioso que es tu información Espero que estas sencillas ideas te hagan grandes diferencias e inicies un año bien organizado. Finalmente te recuerdo que ofrezco otro tipo de información cada semana en mi podcast: http://dixo.com/author/moises Otra cosa más… Si tienes dudas, escríbeme un correo privado al correo del blog: moisespolishuk@hotmail.com , SIEMPRE contesto, la regla es que sea un tema relacionado con negocios, dudas de tecnología, etcétera (no temas personales). Solo ten en cuenta que para contestarte debes de habilitar los permisos de tu correo para que “otros” puedan mandarte correo. NUNCA contesto en los comentarios del blog, ese es un espacio reservado solo para ti. Y si no te aburro demasiado, puedes seguirme en http://twitter.com/mpolishuk
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