En tecnología es común casarse con uno o varios proveedores, prestadores de servicios, software de aplicación o determinados fabricantes. Este fenómeno se conoce en inglés como lock-in que significa quedar atrapado o encadenado a un solo proveedor de tal manera que, si se optara por abandonarlos todo podría ser muy difícil, arriesgado, a veces económicamente inviable y en los peores casos, la muerte del negocio en su totalidad.
Lo peor es que tal vez en un principio todo sonaba muy atractivo y prometedor, pero, conforme pasa el tiempo es común que se pierda la flexibilidad y la opción de un crecimiento atractivo de la empresa donde siempre el costo de operar la tecnología debería de ser menor a su beneficio, hasta que, en un momento, esto es al revés.
¿Por qué sucede el lock-in?
Se puede iniciar con el hecho de que las personas en puestos ajenos a la tecnología se deslindan de la necesidad de participar activamente en la toma de las decisiones de lo que requieren que les aporte la tecnología a las áreas a las que pertenecen, delegando esto a las personas que operan la tecnología o la administran.
En otras ocasiones, cuando lo anterior sucede, se da una situación de “urgencia” y allí es cuando, sin estrategia ni planeación, se opta por una tecnología que en principio remedia el problema en un tiempo muy corto, sin medir las consecuencias de esa decisión en el mediano y largo plazo.
Cuando los decisores de puestos ajenos a la tecnología se van al otro extremo, y deciden sin apoyo de las áreas de tecnología sus sistemas o aplicativos, no se toman en cuenta los estándares, la arquitectura de sistemas, los diversos aspectos de interoperabilidad entre aplicaciones y/o la portabilidad de la información, despreciando la frágil estrategia de tecnología que se hubiera establecido.
Y, en muchas otras instancias, se trata con proveedores “tramposos” que diseñan contratos oportunistas que tienen cláusulas que un área de abogados especializados nunca revisó y provocó aceptar condiciones que fuerzan el mantenerse con ellos ase lo que pase.
En general, estas son algunas de las causas más comunes de este tipo de situaciones.
¿Es bueno o malo “casarse” con un proveedor?
Siempre habrá dos formas de analizar la respuesta a esta pregunta.
Es “bueno” casarse con un proveedor cuando:
- El proveedor es estratégico para el negocio y proveerá aceleradamente la innovación necesaria para mejorar a esa empresa.
- Cuando el Costo Total de Pertenencia (TCO) que ofrece el ecosistema de soluciones del proveedor demuestra en el mediano y largo plazo ahorros significativos contra la alternativa de no emplearlos
- En el caso de ciertas industrias donde el cumplimiento es muy riguroso, el alearse con ciertos proveedores reducen el riesgo de caer en una falta donde, además, el proveedor absorbe toda la responsabilidad en caso de incumplimiento.
Es “malo” (generalmente siempre) cuando:
- Limita la capacidad de integrar nuevas tecnologías, salvo que sean del mismo proveedor, sin dar alternativas
- No hay certeza de los precios, donde el proveedor puede cambiar las condiciones o las cuotas a su gusto y sin previo aviso
- No permite la portabilidad de la información, salvo con ellos mismos, esto a pesar de que la información pertenece a le empresa
- El proveedor establece unilateralmente la ruta de desarrollo de la empresa, sin respetar los intereses o la estrategia deseada, por el contrario, los clientes deben de acatar la estrategia del fabricante sin opción a cambiarla.
- La misma tecnología no permite adaptarse rápidamente a cambios del entorno de negocio, regulaciones, etcétera.
Conclusión: ¿cómo evitar el lock in?
- Apoyo legal: considerar las cláusulas de salida del contrato, acceso a datos, procesos de migración desde la firma del contrato.
- Portabilidad: Sin discusión los datos deben de poder exportarse a un nuevo proveedor en cualquier momento
- Sistemas abiertos: Aparte del punto anterior, la crecer o “escalar” debe de poderse hacer en un precio razonable y equilibrado, debe de poder interoperar con otras aplicaciones y/o servicios, debe emplear bases de datos estándar y se debe de respetar la curva de aprendizaje de los usuarios para no tener que reaprender todo de nuevo entre los puntos principales
- Derechos de autor sobre desarrollos propios: Si se hace algún desarrollo a la medida éste debe de pactarse como tal y no poderse compartir con otros clientes futuros por ser capital intelectual de la empresa.
- Independencia del proveedor: Tener cuidado de revisar la salud financiera y viabilidad de largo plazo del proveedor, esto porque si está débil financieramente, puede ser adquirido por otra empresa que no respete las condiciones previamente pactadas
- Estrategia de largo plazo: No solo pensar en el “aquí y ahora”, buscar analizar posibles necesidades futuras y tenerlas en cuenta en la toma de decisión de cualquier proveedor.
Entre los puntos principales.
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