Es común que en el mundo de negocios las actividades se combinen con tecnología, y podemos darnos cuenta de que no existe un protocolo formal para el correcto uso de la misma, por lo que yo sugiero las siguientes recomendaciones para evitar desde confusiones hasta pérdidas de negocios.

Agendamiento

1. Todo compromiso debe de estar documentado en algún sitio que te alerte de la siguiente reunión o actividad
2. Los compromisos se agendan tan rápido como son acordados. Si se tarda más puede que entonces otros compromisos posteriores se empalmen con los que se adquirieron previamente.
3. Toda la tecnología debe de estar sincronizada al instante. Una cita agendada en un teléfono móvil o tableta o computadora debe de replicarse automáticamente en todos los dispositivos
4. Para acordar una reunión, si se deben de sincronizar agendas y no se está en una plataforma compartida en donde se puedan ver todas las agendas al mismo tiempo se debe de compartir un período (1 a 2 semanas laborales) para que la contraparte pueda ver los espacios libres en vez de estarse mandando mensajitos
5. Si se recibe una convocatoria de reunión se debe de aceptar, rechazar o proponer algo diferente pero NUNCA no contestar nada. Esto mata las agendas de personas que están siendo todas convocadas para tal efecto.
6. Al agendar se debe de tomar en cuenta el tiempo de traslados para llegar a tiempo a la reunión. Algunos ejemplos de tiempos:
   1. Reservar no menos de 45 minutos previos a una cita y posteriores para agendar otra en traslados dentro de una misma ciudad
   2. Reservar no menos de 15 minutos entre una junta y otra en un mismo edificio o espacio
   3. En caso de juntas telefónicas o conferencias web, reservar no menos de 5 minutos antes y después de este tipo de reuniones

Notificaciones

Las notificaciones obedecen a un complemento para hacer una reunión pero no son el método de agendamiento como tal. Una cosa es quedar en verse en 5 minutos, y otra es acordar una reunión y no usar la agenda para ello. Algunos puntos importantes son:

1. Si se va a cancelar una reunión, JAMÁS se cancela por mensajería instantánea como un SMS o un mensaje de Whatsapp. Mucho menos cuando el tiempo es de 1 hora o menos de la reunión, pues lo más seguro es que las personas que acuden se están transportando en ese momento.
2. Eso mismo aplica a cancelar la reunión desde la agenda con poca anticipación, en el caso anterior y en éste mismo se debe de contactar a la persona de forma telefónica para notificarle el cambio. Esto en especial si se sabe que son personas que se están transportando hacia la reunión.
3. Si agendar una reunión toma más de 2 mensajes interactivos:
   1. SE llama mejor por teléfono
   2. Se envía por correo una copia de la agenda personal que se tiene de cada uno para cuadrar la mejor cita que coincida con la disponibilidad de todos los participantes
4. Si se va a llegar tarde a una reunión
   1. Idealmente llamar por teléfono para disculparse y avisar
   2. Avisar por el método de mensajería que permite notificar la demora para que ésta le llegue a todos los participantes, esto solo si no se pudo hacer contacto por teléfono
5. Si se ha llegado a la cita pero no pasa de la recepción (considerando que se llegó unos 5 minutos antes)
   1. Llamar por teléfono a la contraparte con la que se tendrá la cita
   2. De no contestar, mandar un mensaje a todos los convocados solicitando ayuda para “brincar” la recepción” (que muchas veces notifica la llegada cuando quieren….)

Estoy seguro que al aplicar las sugerencias aquí expuestas se tendrán mejores niveles de productividad además de menor stress… y, por supuesto, si hay otras recomendaciones no dejes de publicarlas en éste espacio.