A lo largo de varios años he escrito de diferentes formas sobre este tema, y la verdad da mucho siempre de qué hablar.
Empezando 2022 estamos viviendo una realidad híbrida. Esto implica que hay personas que trabajarán desde su casa. Otras irán a la oficina. Otros más estarán móviles, trabajando donde les toque, y un cuarto grupo estará pasando entre todos los casos anteriores.
Esto marca cambios importantes en cómo hacer todo, en especial reuniones, coordinación de trabajos, y mecanismos de colaboración. Cubro en detalle estas 3 situaciones:
Reuniones
Consientes de que estos será ya una realidad, lo primero es tener la infraestructura correcta, y esto va desde una buena conexión a internet con un buen equipo, micrófono y cámara para todos aquellos que no estén físicamente en una sala de juntas.
La misma sala de juntas idealmente debe de tener buen equipo de audio, una pantalla grande para poder ver a todos como si estuvieran en un auditorio en vez de que cada persona en la sala de juntas deba de ver su propia computadora, pues se pierde la comunicación no verbal entre los que, si están reunidos y de preferencia, los que estén reunidos que puedan acomodarse en semicírculo, para sentirse todos igualmente incluidos.
Si hay personas que solo pueden entrar por audio y no tienen video se debe de asegurar que tengan descargada toda la información visual de la que se esté hablando. Idealmente esas personas deben de estar en un lugar fijo, así sea su auto, pero no en movimiento, pues no se tendrá la misma concentración y los ruidos del entorno pueden afectar toda la junta.
En toda posible ocasión de reuniones es muy importante participar con audio y video. Y si existe un moderador se debe tener control de todos los que están participando y hacerlos participar, pues los que están remotos tienden a ser olvidados.
Coordinación del trabajo
Si algo tenemos que agradecer a esta nueva realidad es toda una ola de aplicaciones excepcionales que permiten compartir nuestras agendas para poder coordinar una hora de reunión donde todos los participantes puedan, poder incluso estar mejor preparado por haber iniciado la lectura del contenido antes de la junta o poder saber el estado de un proyecto sin tener que preguntarlo a nadie.
Herramientas como repositorios de información para trabajar en documentos en equipo, control de cambios y notificación de estos, capacidad de poder saber quién hizo que parte de un determinado escrito o proyecto son solo algunos de los puntos a considerar para poder tener la mayor productividad posible.
Esto se ha expandido a poder contratar talento disperso geográficamente. Antes se tenía que vivir cerca del trabajo, ahora se tiene simplemente que ser el mejor para ese trabajo.
Muy importante en este sentido es mantener una disciplina de horarios de trabajo, esto es, un inicio y un fin de actividades donde no se puede buscar tener juntas ni contestar correos antes de cierta hora y después de otra, en pocas palabras, debe de lograrse un horario fijo y claro de productividad, se trabaje desde donde se trabaje.
Mecanismos de colaboración
Dentro de lo más importante a considerar está la cantidad de interacciones al mismo tiempo con varias personas. En mi opinión este tipo de sesión debe de limitarse lo más posible, y específicamente por temas de alta relevancia y de urgencia para ser resueltos.
Otra estrategia válida de colaboración es permitir amplia flexibilidad al poder diseñar sus calendarios de trabajo, en especial cuando no se tiene la necesidad de un horario físico real de atención para clientes, por ejemplo. Así, si es necesario tener un tiempo de análisis personal, este se puede y debe bloquear sin interrupciones, solo por dar un ejemplo.
Sea cual fuere la situación, el planear bien los espacios de oficina y su disponibilidad, el distanciamiento social y la clara especificación de cuando y en donde se puede trabajar son la receta perfecta para garantizar una buena colaboración.
Y, sea cual fuere el caso, la puntualidad sigue siendo clave. No hacer esperar ni un minuto a nadie, empezar y acabar a tiempo son los puntos que evitarán la fatiga laboral.
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