Mpolishuk's Blog

Hay una confusión de “usabilidad” en lo referente a cuando emplear el correo electrónico y cuando emplear mensajes instantáneos como lo sería WhatsApp.

Muchos consideran que el correo electrónico es una aplicación en período de extinción, y yo sigo viéndolo más fuerte que nunca, toda vez que se entienda cómo emplearlo.

Por otro lado, he visto un uso ridículo y excesivo de mensajería instantánea que llega a niveles tóxico y ridículos en su forma de uso, cuando esto es simplemente impráctico en el mejor caso y desgastante en el peor, pues, como su nombre lo indica, no todo puede ni debe de ser “instantáneo”.

Mal uso del correo electrónico

En el caso más general, ese mal uso se trata de mensajes de “coordinación”. Estar mandando mensajes por ejemplo para quedar en una hora para una reunión es ridículo. Se dan a destiempo, se tarda mucho en hacerlo y una simple llamada para ponerse de acuerdo o bien, el uso de mensajes instantáneos por WhatsApp es más fácil y práctico.

En general, cualquier necesidad de seguir conversaciones interminables de temas sin fondo, como convocar a una junta, es equivocado.

Otro ejemplo es usar el correo para “rebotar ideas” o discutir un tema. De nuevo, son mensajes interminables y a todos se les tiene que dedicar la misma atención, tener que leerlos de principio a fin e ir “aportando” donde haga sentido. En estos casos simplemente ver el razonamiento de correo en correo es desgastante. La idea aquí es una junta en vivo con todos los involucrados, donde al final de exponer ideas se anoten las conclusiones y santo remedio.

En esencia un buen correo:

1. Busca provocar una acción como resultado.
2. Difunde información, archivos etc
3. Permite comunicación uno a uno sobre algún tema
4. Es fácil rastrear lo que se comenta y encontrar todo lo que se ha comentado de algo ordenado por tiempo
5. Si bien no es lo ideal para archivar información, sirve para guardar la interacción que se tiene con cada persona o empresa con la que se interactúa, cuando se tiene una estructura para almacenar esto, como por ejemplo el uso de carpetas por tema, en el caso más sencillo

¿Por qué si correo electrónico?

Sin ser exhaustivos:

1. No es intrusivo para ninguna de las partes, esto es, no te distrae si estás en alguna actividad que emplea tu teléfono y/o que puede interrumpirte cuando no es prudente.
2. Bien empleado permite dar seguimiento y facilidad para organizar todos los asuntos relacionados con tus intereses propios.
3. Es una comunicación directa entre un servidor y tu persona, mantiene confidencialidad e individualidad.
4. Se puede mandar el correo a cualquier hora sin molestar a nadie y se puede responder de la misma forma. A esto es importante dar la respuesta lo antes posible
5. Puede servir como una bitácora para dar seguimiento a todos los asuntos que se comentaron en un momento dado, todo rastreable por persona, fecha, asunto, etcétera.

Mal uso de mensajería instantánea, en concreto WhatsApp

Digo en concreto porque la mayoría de las personas que conozco en hispano américa usa esta aplicación. A manera de lista:

1. Un grupo de WhatsApp no permite la individualidad, todos se enteran de todo y puede que no a todos les interese todo lo que se comenta.
2. Por lo anterior, WhatsApp no permite la confidencialidad que puede ser necesaria en ciertos temas, y se termina mandando un mensaje directo entre interesados, idéntico a un correo electrónico.
3. Todo lo que se desea decir en WhatsApp se puede decir en un correo electrónico.
4. WhatsApp es más complicado para funciones de búsqueda y relacionamiento o seguimiento de los diversos temas que se tratan. En pocas palabras, las conversaciones se pierden o son difíciles de seguir.
5. En WhatsApp se mezclan temas de todos en desorden, y eso dificulta poder administrarlos para su atención.
6. WhatsApp demanda respuestas instantáneas y no hacerlo genera molestias ante una falsa expectativa de tiempos de respuesta. En el peor caso se puede mal interpretar como una negativa a contestar.

¿Por qué si WhatsApp o mensajería instantánea?

1. Temas “de momento” que demandan enterar a alguien de algo al instante
2. Temas que se deben de difundir a varias personas al momento y enterarse de quien lo leyó y quien no
3. Temas que no son sensibles o confidenciales, pero sí que tienen una relevancia momentánea
4. Comunicación sin molestar. Mandar algo simple, y se consulta cuando se puede, incluso expresar sin ser una persona intrusiva, un sentimiento.

En conclusión, espero dejar mi postura muy clara de qué veo valioso en un correo electrónico y en un mensaje instantáneo, esperando que todos nos beneficiemos por su uso adecuado.