Quise escribir sobre éste tema porque ya me ha sucedido frecuentemente en los últimos meses que veo hasta “competencias” entre personas conocidas que indican cuán ocupadas están, y para mi entender, al escucharlas, lo que percibía era que estaban muy ocupadas pero siendo en realidad nada productivas. Así que, con eso en mente, quise “aislar” o identificar algunos de los factores que hacen a alguien productivo, adjetivo mucho mejor que solamente estar ocupado.

Primeramente, quisiera enumerar algunas de las situaciones que restan productividad a una persona y la hacen más ocupada:

• Normalmente se les distraía con frecuencia por colegas o familiares, y ahora esto ha explotado por el empleo de redes sociales como Facebook, Twitter, y alertas en múltiples sitios que mandan correos con promociones, ofertas e información, TODO el tiempo.
• Hay “herramientas de productividad” que resultan ocuparte más, tienes múltiples aplicaciones en tu celular o computadora que te van diciendo el progreso o estado de muchos indicadores irrelevantes, que van desde el clima hasta cuando alguien te pidió ser amigo o inclusive la cámara que indica el tráfico de regreso a tu casa… todo el tiempo, aunque solo te interese a la hora de salir del trabajo…
• Los momentos de crisis destruyen todos tus planes del día, tareas y actividades. En pocas palabras, de repente “nacen” juntas no pensadas, “llamadas urgentes”, etcétera

Por lo anterior, aquí van algunas ideas para frenar el estar ocupado y si tener más productividad

1. Hacer menos pero con más enfoque. Analiza lo que sucede que te reduce productividad en el trabajo o el hogar. Del 100% de actividades entre un 10% a 20% de ellas NO son relevantes y te ocupan demasiado. El punto es lograr más aun siendo menos actividades, pero esas actividades, bien escogidas impactan tu 80% A 90% de lo realmente relevante del trabajo
2. Di no a las interrupciones. En la computadora puedes tener “bloqueadores de improductividad”, si, programas como éste para la Mac  ó todos estos para ambientes PC con diferentes navegadores que impiden la aparición temporal de sitios que no son relativos a tu trabajo. Asimismo, cuando te interrumpen “en persona” indica que de tal a tal hora vas a estar en determinado sitio de tu trabajo (sala de juntas, cafetería, etc) para que quien te quiera “comentar” algo, lo haga en ese tiempo y en ese lugar únicamente.
3. Enfoque a TAREAS y no al TIEMPO. Decide a la semana, quincena o mes no más de 3 aspectos que son críticos para considerar que esa semana, quincena o mes será exitoso si haces eso. Asigna tareas específicas al día para que específicamente se logren esos 3 aspectos, en pocas palabras, solo puedes hacer acciones que responden a uno de esos 3 aspectos. Inicia por las acciones o tareas más complicadas siempre y NO HAGAS otra cosa mientras no las concluyas
4. Es mejor pasos pequeños. Divide acciones muy grandes en tareas más pequeñas que puedas rápidamente cumplir y seguir adelante en vez de grandes actividades que toman tanto tiempo que puedes perderte en hacerlas.
5. Cuestiona dividir tu vida personal del trabajo. Suena muy raro esto, pero me he percatado que si eres en especial el dueño de un negocio, empresario, profesional independiente, o similares, es MUY difícil hacer separaciones en estos aspectos que comúnmente lejos de ser algo bueno solo te generan más tención. En vez de gastar energía separando el trabajo de lo personal, yo he encontrado que mezclarlo con las herramientas adecuadas me quita angustia y me permite hacer inclusive más cosas. Busca toda posible herramienta de productividad basada en internet al 100% (hoy conocidas como soluciones “en la nube”) para que de manera segura puedas inclusive en medio de un evento social resolver algo donde estés en vez de tener que IR a no se donde más temprano, o regresarte antes de tus vacaciones, etcétera. Muchas veces “interrumpir” tu fin de semana por 15 minutos y hacer algo es mucho mejor que solo estar pensando en ese “algo” por el resto del fin de semana.
6. Colabora más. En pocas palabras una tarea puede tener varias acciones o actividades, aprende a delegarlas a un grupo de trabajo (inclusive a tu cliente, SI a tu cliente) para que todo suceda de manera óptima

Recuerda el dicho: “solo haciendo cosas diferentes puedes esperar resultados diferentes” o en palabras de Albert Einstein: “la definición de locura es esperar que haciendo siempre lo mismo llegues a resultados diferentes”

Así que, con esto en mente, ¿por qué no hacer algo diferente? ¿Tienes alguna idea adicional para ganar productividad? Coméntala en este espacio. Todos nos beneficiaremos.