Mpolishuk's Blog

Es increíble como empresas internacionales que producen bienes y servicios avanzados cuando se ven por dentro son muy viejas, muy poco flexibles y en general esto las hace ser menos agresivas y competitivas, además de abrir la puerta a errores y hasta fraudes.

Todo esto sucede porque tiene aplicaciones de misión crítica, tales como sus sistemas de gestión administrativa (ERP) o sistemas para el relacionamiento con el cliente (CRM) de 15, 20 o más años, de empresas inclusive que decenas de años atrás se fusionaron con otras y hoy siguen operando versiones antiguas de algo que ya no es vigente.

¿Cómo saber si tu empresa está en esta situación?

Hay varias señales de alerta. Dentro de los más comunes podemos ver los siguientes:

1. Tu sistema tal como el ERP/CRM o equivalentes no se adaptan a nuevos modelos y/o necesidades de negocio (e-commerce, internet de las cosas, omnicanalidad, etc.).
2. Se usan sistemas “por fuera” muchas veces no regulados por el área de tecnología, tal como hojas de Excel u otras aplicaciones como complemento (shadow IT).
3. Hay procesos críticos que siguen fuera del sistema (manuales o reprocesados por otras aplicaciones que están separadas).
4. No se integra fácilmente con otras herramientas modernas (servicios en la nube, empleo de uso móvil).
5. Cada ajuste o mejora toma meses y cuesta como si fuera un rediseño completo.
6. El proveedor original ya no da soporte… o ni siquiera existe.
7. El conocimiento técnico sobre el sistema depende de una o dos personas.

Entre otros puntos

Los costos ocultos de seguir así

En términos generales esto se conoce como escalamiento de compromiso el cuál desencadena a su vez:

• Costo de oportunidad: Lo que podrías estar facturando o ahorrando si tuvieras un sistema ágil.
• Fuga de talento: Gente valiosa se frustra usando herramientas arcaicas, en especial comparando con conocidos que viven una mejor realidad en otras empresas.
• Ineficiencia operativa: Procesos lentos, errores repetidos, retrabajos innecesarios, todo es más tedioso y complicado, la gente en vez de dedicarse a estrategia se dedica a operar lo que no funciona
• Obsolescencia tecnológica: Ponerle “parches” a algo que ya no escala ni funciona.
• Riesgos de seguridad y cumplimiento: Sistemas viejos que no cumplen con normativas actuales (como privacidad o trazabilidad).
• Muerte súbita del negocio: Cuando tu costo de operar es el precio de venta de tu competencia y tu competencia además hace utilidades, tu empresa ya no puede hacer nada.

 Lo que si es frecuente en estas situaciones: excusas…

Dentro de lo más común puedo comentarte los “dichos más frecuentes”:

• «Nos va a costar una fortuna»: Eso es muy debatible, porque rara vez se miden los costos de operar actuales con lo que podrían ser.
• «Vamos a detener la operación»: Puede ser, pero, así como está, bien vale la pena ese sacrificio, que si se planea bien puede ser muy corto.
• «El nuevo sistema no va a funcionar igual»: Este es el argumento de personas “acomodadas” con lo que ya saben hacer, sin dar la opción de ver cuanto más fácil y menos tiempo les puede tomar todo lo que hacen si cambian.
• «La gente no lo va a usar»: Este es un mito, en especial si la migración se hace bien planeada. La gente se acostumbra muy rápido a lo que les ahorra frustración y tiempo
• «Perderemos nuestros datos históricos»: Esto solo sucede si el cambio se hace de forma equivocada.

Primer paso: planear migración sin caos

Esta etapa es crucial. No es mi objeto decir que esto es muy simple, pero aquí comparto lo más fundamental para lograr hacer que se minimicen los riesgos:

• Diagnóstico interno: Implica hacer un padrón de 2 preguntas sobre el sistema en cuestión: ¿Qué sí sirve? ¿Qué ya no? Con base en las respuestas se puede cuantificar lo que puede verse como que principalmente indica que no sirve
• Fase piloto o paralela: Comienza con un área o proceso crítico, pero controlado. Mientras más estropeado es el proceso, las personas se convencen más rápido de los beneficios.

Criterios de elección claros: En esto entra en juego la escalabilidad (poder aumentar si es necesario sin gastar de más por ello) , integración con todo lo que tiene valor actualmente, asegurar que existe una buena cantidad de empresas y/o personas que pueden dar soporte y en especial, que con este cambio se mejore la experiencia de las personas que usen el sistema o bien reciban sus entregables.

• Administración del cambio: Se debe de anticipar lo que le hace sentido a las personas y actuar en consecuencia. Para ello es importante involucrar a los usuarios clave desde el inicio.
• Transferencia de conocimiento: Establecer un plan documentado para transición (históricos, flujos, reglas de negocio).
• Métricas post-migración: Establecer KPIs que midan el éxito.

Conclusión

Cambiar la filosofía de trabajo de una empresa es un proceso complejo y delicado, en especial cuando se ha usado por mucho tiempo cierta aplicación crítica. Pero, lo que en realidad ha pasado es que esa empresa se ha congelado en el tiempo y ha dejado pasar nuevas tecnologías que pueden bajar sus costos, aumentar su rentabilidad, ganar nuevos y mejores clientes y competir mejor contra su competencia.

Así, el mayor riesgo está en no avanzar lo más que se puede, en limitar el crecimiento y en especial la utilidad del negocio. En esencia, un buen sistema impulsa a la empresa. Uno malo, aunque “funcione” puede frenarla. Así pues, el dicho irónico de “si funciona para que lo cambio” puede en realidad acabar con la empresa.