Es increíble cómo este tema de las juntas en el ambiente laboral sigue siendo una de las actividades que más tiempo consumen y que menos aportación tienen.
Sin embargo, esto podría resolverse sin grandes esfuerzos, simplemente aplicando disciplina y buenas prácticas para su ejecución.
Para este punto he abarcado este tema en diferentes aspectos que te resumo en ésta lista:
- Oda a las tiznadas juntas: Te explico en detalle la anatomía de una junta
- ¿Se puede evitar que una junta sea inútil y costosa?: Te explica el costo de una mala junta
- ¿Cuándo se debe de tener una junta presencial?: Explica en un nuevo normal post pandemia cuando una junta puede ser remota o virtual y cuando debe de ser en persona
- ¿Qué significa que te cancelen una junta de negocios? Habla del valor de una junta en función de la importancia para clientes, internos y/o proveedores
Sin embargo, ahora toco aspectos prácticos para que valga la pena asignarle tiempo a una junta. Aquí te lo expongo a manera de lista:
- ¿Quién participa?: Deben de poder aportar algo siempre a la sesión e idealmente no debe de exceder de 8 personas, y preferentemente 6.
- Agenda: Debe de ser conocida por todos por anticipado y los tiempos que va a abarcar.
- Puntualidad: Inicia sin excusas con quien esté, sin excusas. Sin “esperemos 5 minutos más a que lleguen todos” aquí aplica el famoso dicho popular que dice: “La puntualidad es: deber de caballeros, cortesía de reyes, hábito de gente de valor y costumbre de personas bien educadas”
- No interrupciones ni cambios: No falta alguna persona protagonista o que tiene la mente desordenada que se sale de la agenda. Esto no puede permitirse y se le debe de parar y pedir enfocarse a los puntos de la agenda, sin cambios.
- Interacciones digitales: Es común el pedir la opinión de los participantes. Si el grupo es de 3 o más, lo ideal es que no se verbalice, mejor es el empleo de votaciones digitales para las que hay un mundo de opciones.
- ¿Juntas de pie? ¡Sí!: ¿Alguna vez has eliminado dónde sentarse? Las juntas teniendo a todos de pie tienen 2 beneficios: Se mejora la salud evitando el sedentarismo y se reduce su tiempo al mínimo. Solo se debe de tener cuidado de permitir una forma de soporte para permitir a las personas tomar notas.
- Eliminar distractores: No se debe de poder hacer otra actividad al estar en la junta, desde no tener acceso a teléfonos móviles o equipo de otro tipo salvo que se para tomar notas o interactuar con la junta.
- La duración: Siempre debatible, pero idealmente 15 minutos es excelente, 30 minutos máximo. Para esto, empresas como Amazon mandan previamente un documento a los participantes de la junta exponiendo en detalle el tema a tratar, todos deben de llegar ya habiendo leído el documento para hablar de sus opiniones.
- Las personas de alto nivel hablan al final: Haciendo esto, los niveles jerárquicos debajo de las posiciones de liderazgo pueden de verdad aportar mucha información que de otra forma callarían.
- Sin necesidad de diálogo ¡no hay junta!: Si se trata de un monólogo de alguien o algunos, sin intercambio de ideas, eso debe ser un correo electrónico o un video para verse después, aquí un episodio específico del tema: Juntas que pudieron ser un correo electrónico
- Acabar puntual: Tan importante el inicio como el término de una sesión, que, sin distracciones puede lograr terminarse en los tiempos establecidos en la agenda.
Como conclusión, una junta es muy valiosa para resolver una situación, planear, plantear un asunto, y muchas otras cuestiones adicionales, pero mal ejecutadas son uno de los distractores más espantosos en el medio de los negocios, y en general de cualquier situación, deben de ser cuidadosamente empleadas y evitar pérdidas de tiempo y razones para tener la moral caída, pues provocan tener que trabajar más horas sin razón alguna.
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