Mpolishuk's Blog

No importa la década que se trate, las juntas de trabajo por lo general son inútiles e improductivas.

Casi siempre, son convocadas por líderes de la empresa, pero a veces suceden con clientes y/o proveedores y lo más común de una junta es que como conclusión de esta, lo que ocurre es convocar a otra junta posterior para ver el avance de lo sucedido en esa junta, ósea, es una junta que provoca otra junta y así hasta el infinito.

¿Quiere decir que no debe de haber juntas? Definitivamente no quiero decir que lo mejor es no tener juntas, sin embargo, lo mejor es no tener juntas que sean inútiles y como resultado muy costosas.

El costo de una junta.

Como nadie lo mide, nadie se preocupa, pero, una junta inútil es un gasto terrible para la empresa. Aquí algunos puntos de cómo se costea una junta:

1. Costo de oportunidad. Este concepto económico evalúa cuál sería la siguiente mejor acción por realizar dado que dejáramos de hacer una junta, y por supuesto que dependiendo del tipo de personas participando se podría estar:
   • Vendiendo
   • Atendiendo al cliente
   • Sacando trabajo atrasado
   • Haciendo estrategia

Entre muchos otros temas. Este costo, puede ser muy elevado cuando por ejemplo se cita a todos los vendedores por una hora. Si son 10 personas en ventas y se les quita ese tiempo, es como si la fuerza de ventas se tomará más de un día hábil de esa semana de vacaciones pues por más de 10 horas hombre nadie vendió nada. El costo entonces es el valor de todo lo no vendido u avanzado en 10 horas potenciales de venta. Si esa empresa sabe que cada vendedor vende un producto de $1000 por cada hora de trabajo entonces 10 vendedores por una hora perdieron $1000 cada uno o lo que es igual a $10,000 de pérdidas.

Sin embargo, si como consecuencia de esa junta se desarrolla un método para que cada vendedor pueda vender 2 productos de $1000 cada hora, por supuesto que fue una gran junta, pues para el final de un día de trabajo se habrá recuperado con creces lo que ocupó de tiempo la junta para explicar el cómo lograrlo.

• Costo hora/persona. Esto es por igual muy claro, consiste en saber el costo por hora de cada participante y multiplicarlo por cada hora o fracción dedicada. Pensemos que si hay 10 personas en una junta y promediado cada persona por hora equivale a $50 entonces una junta habrá costado $500 por cada hora.
• Costo de material y equipo. Esto es todo lo que representa desde el costo de la sala empleada por hora, de la energía eléctrica, del uso de internet y la depreciación de maquinaria y equipo entre los puntos más importantes.

¿Por qué una junta es inútil?

Hay varios factores que anticipan que una junta será inútil. Entre los puntos más importantes están:

1. No enviar la agenda. Toda buena junta inicia sin sorpresas, sabiendo que se cubrirá en la junta, por cuanto tiempo y entender por qué es importante tu participación. Si no es importante, debes de preguntar que se espera de ti en la junta, y si no hay respuesta, debes de declinar estar en esa junta.
2. No llegar con preparación a la junta. Las mejores juntas mandaron a sus integrantes previamente lo que tratará la junta y lo que se espera de la participación de cada integrante. Sin esto, solo se llega a una junta que provoca otra junta de nuevo.
3. Tener un número enorme de participantes en la junta. Veo que cuando hay más de 8 personas en una junta, se empieza a desvanecer la productividad. Arriba de 10 ya muchos ni siquiera participaciparán, y arriba de 14 es ya una conferencia o seminario, pero no una junta. Tenemos que entender que se busca accionar o resolver algo, para todo lo demás se puede grabar un video y distribuirlo para ser visto cuando cada uno pueda.
4. No tener un mecanismo para acopiar preguntas, consensar opciones y documentar conclusiones. Simplemente no se aprovecha la tecnología para poder llegar más rápido a lo que se buscaba resolver.
5. No tener intercambio ordenado de ideas, comentarios y propuestas. Lo normal es emplear tecnología para administrar el conocimiento. Sin esto, no se puede aprovechar óptimamente todo lo sucedido, comentado y concluido en la sesión
6. Sus participantes están “silenciados” en la junta: Sobre todo cuando son en línea, muchas personas están sin mostrar su cámara, haciendo otra cosa, sin prestar atención a lo comentado, para solo participar cuando escuchan su nombre o se les pregunta algo.

Conclusión: ¿cómo hacer las juntas productivas?

1. Asegurando la disponibilidad de todos. No hacer una junta cuando algunos quieran, sino consensar entre los participantes la mejor hora para todos. Si no sucede así puede haber varias personas participando al mismo tiempo en dos o más sesiones. Totalmente improductivo.
2. Compartir la agenda. Todos deben de llegar con preparación y de preferencia con las sugerencias, conclusiones o acciones a ejecutar. En la agenda debe de incluirse claramente el objetivo o propósito de la junta
3. Asignar personas clave en la junta. Estas son la persona que la dirige y la persona que la documenta. Asimismo, explicarle a cada participante la razón por la que se espera que participe en la junta.
4. Cuidar las fechas de la junta. Es ridículo hacer juntas en cierres de mes, o en días festivos o en fines de semana. Las juntas para ser productivas deben de ser enfocadas.
5. Tener toda la tecnología de productividad de juntas. Sea para documentar, exponer y mantener el enfoque, hay una gran cantidad de tecnología para ello.
6. Asignar responsabilidades. Parte de la conclusión de una junta es saber quien es responsable de qué. Toda buena junta concluye siempre con un plan de acción o acciones siguientes para cada involucrado.

Una junta si puede ser de valor toda vez que los puntos anteriores suceden y si no hay cabida a uno o varios de ellos, tal vez no hay necesidad de una junta tampoco.