Es común caer en el problema de no poder justificar lo que debería de ser una inversión en tecnología. A su vez, casi siempre se busca ajustar dicha justificación a herramientas que no son las óptimas para entender el impacto de la tecnología en los negocios. Aquí algunas ideas para poder resolver estos puntos:
¿Qué es justificar?
Por principio de cuentas, justificar se mal entiende como saber decir lo que otros quieren oír para lograr lo que queremos, cuando en realidad se trata de:
· Entender lo que es relevante para la empresa y actualmente no se puede hacer
· Buscar mejorar la relación con clientes y proveedores
· Lograr que el precio sea siempre menor que el beneficio (visita éste episodio para saber más de cómo lograr eso)
En pocas palabras, todas estas ideas se concentran en aspectos que permiten a una empresa:
· Cubrir sus metas y objetivos
· Mejorar la relación con su ecosistema de negocios, esto es, las relaciones que se tienen de trabajo y comunicación entre los clientes y los proveedores
· Garantizar que cada pago por un bien de tecnología representa una mejora de rentabilidad, ahorros de precios, mejorar la posición contra la competencia o lograr hacerse de nuevos clientes, territorios o negocios
Si esto sucede, eso es en pocas palabras “justificar”.
Precalificar el proyecto: indispensable
Este es el segundo aspecto fundamental. Muchas veces se asumieron varios aspectos al justificar un proyecto o bien no se priorizaron por orden de necesidad los proyectos.
En estos casos es muy importante:
- Estar seguros de que la prioridad o necesidad de lo que se propone es inmediata para el negocio
- Se tiene un presupuesto para poder efectuar lo que se tiene pensado
- Los “actores” o interesados en ese proyecto son los adecuados en el negocio para que el proyecto se dé (nivel, autoridad, etc)
- Hay buena relación con esas personas
- Podrá demostrarse al concluir el proyecto que se tuvieron impactos medibles positivos en aumento de rentabilidad, disminución de costos, pelear mejor contra los competidores y/o ganar nuevos mercados
En la inmensa mayoría de las veces esto no se hace y la conclusión es hacer proyectos de poco impacto o relevancia o bien no estar bien patrocinados.
Aspectos cualitativos que impiden la justificación tecnológica
Tal vez 60% de todos los casos en los que he constatado que un proyecto no se justifica obedecen a los 2 puntos previos ya comentados, pero indudablemente un 40% de los que si cubren con los puntos anteriores se paran cuando la persona responsable de explicarlos o presentarlos lo hace mal. Fue Jesús Reyes Heroles quien acuño la frase “forma es fondo” lo cual indica que la manera en la que se presenta e impacta conlleva a que el contenido de las ideas logren su impacto final.
Para esto los aspectos a lograr principalmente serán
- Saber explicar el proyecto, esto es de qué se trata, que es lo que se logrará con el y de preferencia incluir ejemplificaciones reales de cómo será el futuro del negocio gracias a esto
- Poder escuchar a todos los involucrados. Insisto, oímos, pero no escuchamos, y la diferencia es que genuinamente pongamos atención a sus dudas, inquietudes, necesidades, requisitos, etcétera
- Poder presentar las ideas, lo cual implica saber hablar en público, en lenguaje natural, y no en “tecnonerd” con acrónimos y aspectos meramente tecnológicos, pues quienes deciden normalmente no tienen porqué ser especialistas en tecnología
Mi conclusión es que, al dominar todos estos aspectos la justificación de una tecnología o mejora a la misma es prácticamente inminente y de no serlo, cuando menos se pueden dar datos concretos del porqué no sucede como se desea. ¿tú que opinas?
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