A nadie le gusta hablar de esto pero es una cita inevitable, y , tarde o temprano, todos vamos a morir. Sin embargo, muy pocas veces se sabe que hacer cuando muere un colaborador en el trabajo. Por más duro que parezca, se debe de pensar en que es lo que se va a hacer. He aquí algunas recomendaciones.
1: Manejo del correo electrónico
Idealmente se debe de crear un correo de autorespuesta por parte del colaborador que se re dirija a la persona que tomará las responsabilidades de esa persona para que se contacte en presona con quien manda el correo y le explique en vivo lo acontecido. Por ningún motive debe de hacerse una auto respuesta hablando de la muerte de la persona.
2: Respetar las solicitudes de la familia directa
Se debe de proceder a dar tanta información como sea autorizada por los familiares directos. Esto incluye el dar o no información del funeral, entendiendo que puede ser que los familiares solo deseen estar con la familia directa. Lo que si es importante es destinar una persona como contacto en la empresa con la familia con el fin de agilizar cualquier trámite sin hacerles la vida pesada.
3: Enterar a la oficina
Se debe de hacer una junta en vivo con los colaboradores para enterarlos de las funciones que se delegarán de esa persona y la forma en la que la familia directa desee que sea la comunicación con ellos. Es prudente liberar la emoción hablando de los recuerdos de la persona en grupo.
4: El trabajo sigue
Las labores del difunto deben de ser cubiertas a la brevedad para que ni los clientes ni los proveedores sufran por la ausencia de esa persona
5: Averiguar las actividades inmediatas del difunto
Se tiene que indagar que iban a hacer las acciones de los siguientes días de la persona y buscar cancelarlas, delegarlas o posponerlas.
6: Eliminar acceso a las instalaciones y contraseñas del fallecido
Fríamente hablando, es necesario deshabilitar todos lo privilegios del contenido de la información para esa persona para evitar el mal uso y/o acceso a la información de esa persona que ya no está mas.
7: Poner en auto respuesta el correo de voz
Lo ideal es dejar un mensaje general en el que ya no se pueda dejar mensajes grabados, lo ideal es que se notifique contactar a la operadora para saber como manejar esa llamada
8: Re grabar el mensaje del difunto
Es horrible recibir la contestación de una persona muerta como si estuviera viva. El menaje apropiado a grabar en esa extensión, palabras más o palabras menos es “si está tratando de contactar a xxxx le informo que yo estoy tomando sus mensajes, mi nombre es yyyy y mi extensión es la siguiente”
Y en general estos serían los puntos más relevantes a considerar ante un desafortunado evento como este. Espero que por mucho tiempo esto no sea necesario, pero de ser así es mejor saber que hacer…. Y como siempre, si tienes alguna idea al respecto no dudes en comentarla en éste espacio
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