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El TCO (del inglés Total Cost of Ownership) significa Costo Total de pertenencia y es típicamente lo que en la industria de la tecnología se utiliza como el referente a considerar en decisiones sobre tecnología.

Sin embargo, y de igual importancia, una métrica menos conocida es el TEI (del inglés Total Economic Impact ) o Impacto Total Económico el cuál considera aspectos muy prácticos para las empresas al momento de decidir sobre la actuación de la tecnología en los negocios.

Tanto el TCO como el TEI son dos enfoques financieros utilizados en la evaluación de inversiones o adquisiciones, especialmente en tecnología, pero tienen enfoques y objetivos distintos los cuales detallo a continuación.

Total Cost of Ownership (TCO)

El TCO es una métrica que mide el costo total de propiedad o pertenencia de un activo a lo largo de su vida útil. Su objetivo principal es identificar y calcular todos los costos asociados con la implementación, operación, mantenimiento y finalización de un sistema o producto. Estos costos incluyen:

• Costos directos: el precio de adquisición, costos de instalación, capacitación, soporte y mantenimiento.
• Costos indirectos: tiempo de inactividad, costos de oportunidad o pérdida de productividad, reemplazo o actualización de hardware, etc.
• Costos “ocultos”: tal vez los más “interesantes” porque reflejan todo posible costo en el que se incurrirá una vez adquirida una tecnología. Así podemos ver, por ejemplo, que algunas tecnologías inician con un precio inicial muy bajo comparado con otras ofertas equivalentes, pero, al paso del tiempo todo el mantenimiento, o todo lo que implica escalar o crecer en esa tecnología se vuelve muy elevado en costo, comparándolo con la tecnología alternativa, que costaba en un principio más, pero con el pasar del tiempo no tenía el mismo nivel de costos de mantenimiento, y al crecer lo hacía con economías de escala mucho más reducidas. Por igual, en estos costos ocultos están las “letras chiquitas” de los contratos, que comprometen el efectuar servicios o mantenimientos innecesarios, o la adquisición forzosa de consumibles que solo pueden ser adquiridos del vendedor original.

Sin embargo, el TCO se centra en los costos y no toma en cuenta los beneficios potenciales ni los ingresos que puede generar la inversión tecnológica. No se debe de malentender que este análisis es útil cuando se busca comparar el costo de diferentes opciones o proveedores en específico.

Total Economic Impact (TEI)

El TEI es una metodología desarrollada para evaluar el impacto económico total de una inversión o proyecto. A diferencia del TCO, el TEI incorpora tanto los costos como los beneficios y cuantifica el valor de una inversión en términos económicos. Los componentes clave del TEI incluyen:

• Beneficios financieros: incluye cualquier aumento en los ingresos o en la productividad, ahorro en costos, optimización en procesos y mejoras de eficiencia.
• Costos: incluye todos los elementos considerados en el TCO, como adquisición, implementación y mantenimiento.
• Riesgos: se evalúan para calcular las posibles fluctuaciones o incertidumbres en los beneficios y costos.
• Flexibilidad: valora la capacidad de la inversión para adaptarse a futuros cambios u oportunidades en la empresa.

Por lo tanto, el TEI es una herramienta más completa para permitirle a las empresas entender tanto el costo de una inversión como los beneficios potenciales en ingresos y eficiencia.

Conclusión: ¿cuándo usar el TCO y cuándo usar el TEI?

Insisto, más que despreciar una u otroa métrica, es fundamental entender su esencia, efectividad y uso. A continuación me enfoco en los factores de uso de ambos tipos de análisis.

Cuándo usar el TCO

TCO es ideal cuando se quiere comparar el costo total de varias opciones o simplemente evaluar cuánto costará mantener un activo o sistema a lo largo del tiempo.

• Evaluación de alternativas de bajo impacto estratégico: Si una decisión no está directamente ligada al crecimiento o los ingresos (como decidir entre diferentes marcas de hardware o servicios), TCO es útil para ver la opción más factible.
• Optimización de costos operativos: En proyectos donde el objetivo es reducir costos y mantener un control estricto sobre el presupuesto, como infraestructura de TI, administración de activos o servicios en la nube, TCO permite comparar de manera precisa los costos de propiedad.
• Adquisición de activos con larga vida útil: Para decisiones como el cambio de sistemas internos (ERP, CRM, etc.), donde se desea saber cuánto costará en total a lo largo del tiempo. Es útil para entender el «costo real» que enfrentará la empresa.

Cuándo usar el TEI

TEI se emplea en decisiones estratégicas donde es importante medir tanto los costos como los beneficios, y tener en cuenta el retorno de inversión (ROI).

• Inversiones orientadas al crecimiento: Si el proyecto está diseñado para generar valor, como una transformación digital o la implementación de una nueva tecnología que mejorará la eficiencia o los ingresos, TEI ayuda a visualizar los beneficios económicos y justificar la inversión. En pocas palabras, determinado equipamiento de oficina en términos de costo puede ser muy elevado al compararse con TCO contra otro, pero en términos de la “experiencia total” esto es, satisfacción de los empleados usándola, mecanismo de retención de personal por estar más “contentos” empleando esa tecnología, no está definido en un análisis de TCO, pero si puede identificarse con el TEI.
• Decisiones estratégicas a largo plazo: Para proyectos que implican riesgos y donde se necesita una visión de largo plazo (como expansión a nuevos mercados o fusiones), TEI permite entender no solo el costo, sino también el impacto económico completo.
• Evaluación de inversiones de alto impacto: Cuando se trata de tecnología avanzada o innovación que transformará el negocio, el TEI permite evaluar tanto la flexibilidad futura como el valor que podría generar, tomando en cuenta los posibles riesgos y beneficios.