Mpolishuk's Blog

Cyril Northcote Parkinson fue un historiador naval británico que viendo la ineficiencia operativa de las instituciones públicas de su país desarrolló 3 leyes que reflejan situaciones que tienden a producirse en algunas instituciones fuertemente burocratizadas.

La ley que a mi me cautivó fue la siguiente: «El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización». En pocas palabras, un mismo trabajo que puede hacerse en menor tiempo, si de origen se ofrece hacerlo en un tiempo mayor, se hará ocupando la totalidad del tiempo mayor, y si era posible que sucediera de forma más eficiente, liberando recursos para una nueva tarea, esto no será posible.

¿Qué ventajas ofrece la ley de Parkinson?

Al reconocer la ley de Parkinson podemos hacerla trabajar en favor de la productividad de las siguientes formas:

1. Evitar posponer actividades: Esto se logra teniendo la calendarización de actividades, indicando fechas fatales (impostergables), la hora de entrega y lo que debe incluir el resultado esperado.
2. Mejorar la autoestima y confianza: Hacer las actividades en el momento adecuado y concluirlas a tiempo permite la mejor administración de tiempos libres además de sentir satisfacción de hacer un trabajo bien hecho, en orden y completo.
3. Aumentar la eficacia y eficiencia: Más tareas o actividades efectuadas por unidad de tiempo de forma completa y correcta
4. Enfoque: Teniendo fechas fatales, se puede elegir en qué se debe cada quien enfocar en cada momento, y así no se estarán haciendo varias tareas en forma desordenada sin completarse ninguna de ellas. El enfoque favorece la creación de ciertas herramientas, como las listas con prioridades, que son muy útiles para las personas altamente efectivas.
5. Calidad de vida: Si todo sucede en orden y de forma completa, se puede inferir que sucederán a tiempo y se podrá entonces pensar en no aumentar horas de trabajo a último momento.

Requerimientos para que la ley de Parkinson se cumpla

Más que la planeación, veo que la ley de Parkinson puede suceder solamente si tres elementos están en un balance óptimo:

1. La gente: Es la base de cualquier organización. Tener a la mejor persona, altamente capacitada y motivada evita errores, no se fatiga y tiene alta motivación para cumplir con las metas propuestas
2. Los procesos: Deben de estar en constante revisión, si un proceso no es óptimo, la gente se convertirá en la parte faltante del proceso, causando un factor de “indispensabilidad” que sucede cuando una serie de actividades solo sucede si una persona en específico está allí, lo cual va en contra de cualquier proceso, que una vez dominado y/o con la capacitación correcta puede ser efectuado por quien sea.
3. La tecnología: Casi siempre olvidada. Si la tecnología existente demanda de reprocesos de la información o revisiones, o interacciones manuales, o que no refleje la realidad en el momento deseado de forma precisa, provoca errores de todo tipo, demoras en las decisiones y peor aún, malas decisiones por tener que predecir situaciones con el puro instinto, provocando pérdidas, gastos innecesarios, imprecisión y en el caso más severo el colapso de las operaciones o la incapacidad de cumplir con compromisos.

Estos 3 elementos deben de ser óptimos para lograr un óptimo en la ejecución.

Conclusiones

Para que la ley de Parkinson permita que se reduzcan los tiempos para efectuar algo en vez de crecer podemos considerar en términos generales:

1. Agendamientos: De personas, tiempos de tareas, recursos necesarios entre otros puntos. Así evitamos seguir “alargando” el tiempo para que algo suceda. Se debe ser riguroso con los plazos designados
2. Priorizaciones: No hay tal cosa como que “todo es urgente”. Independiente a que éste tema lo puedes ver en detalle aquí: Definiendo lo urgente, importante y necesario en esencia el tener conocimiento escrito de que actividad tiene prioridad sobre las demás y hacer conciencia en toda la gente, permitirá que todos sepan lo que deben de hacer, en cuánto tiempo, y muy en especial, que hacer después de haber acabado con determinada tarea
3. Programar descansos: Cuando éstos se programan y se conocen, las personas saben lo que tienen que hacer para lograr tener su descanso o bien saber que hacer como contingencia para lograrlo.

Como vemos, la visibilidad o transparencia en actividades, el conocimiento de su necesidad y el entendimiento de la aportación marginal de cada persona al entorno de trabajo puede hacer trabajar a nuestro favor la ley de Parkinson.

Dedicatoria de este episodio

Esta es la primera vez que dedico un episodio de mi blog a una persona específica, pero realmente lo amerita…

La primera vez que escuché el interesante concepto que engloba a la ley de Parkinson lo conocí por mi amigo Pedro Martín, por allí del año de 1985, cuando tuve el gusto de conocerlo en una escuela práctica como parte de nuestros estudios profesionales.

Pedro fue una persona excepcional. Una mente ágil, privilegiada, alegre. Siempre cuantitativo, siempre preciso, y nunca sin perder la paciencia.

Su semblanza profesional lo dice todo, Ingeniero Industrial y de Sistemas del Tec de Monterrey Campus Estado de México, pero con alma de Ingeniero en Sistemas Computacionales, siempre que lo vi, hasta la última vez, gocé de algo interesante, útil y excepcional de nuestra charla.

Pedro murió hace poco. Lo voy a extrañar, y este episodio lo escribo en su honor. Descansa en paz mi querido Pete. Descansa en paz…