Reglas de etiqueta para los correos de voz

Hace unos meses publiqué en mi podcast “18 hábitos de correo electrónico que debes de evitar”, cuya liga es: http://podcasts.dixo.com/2007/08/015_18_habitos_de_correo_elect_1.php y dado que creo que 2008 será en mi opinión el año en el que despegará con mucha fuerza la mensajería unificada, también conocida como “comunicación unificada” creo que pueden serte interesante algunas ideas que a mí me han funcionado en lo referente a dejar mensajes de correo de voz. Primeramente, se puede definir como mensajería unificada a la tecnología que te permite que tu correo de voz, tu correo electrónico y tu teléfono celular funcionen de manera integral y así por ejemplo, puedas escuchar en tu celular un correo electrónico, o bien puedas estar de viaje y recibir por internet los mensajes que te han dejado en tu correo de voz, ahorrando dinero pero sobre todo ahorrando muchísimo tiempo.

Los malos hábitos (en mi opinión) que grabé en mi podcast hacen lo referente a detallar mis sugerencias en lo referente al correo electrónico, y a continuación van mis sugerencias del correo de voz.

Preparando el correo. Puede ser el de tu celular, o bien el de tu oficina, inclusive el de tu casa (raro, pero pocas personas saben que varias empresas de telefonía ofrecen por una renta adicional el servicio de correo de voz en su línea contratada, sin tener que comprar ya una contestadora) y para todos aplica igual. Dependiendo de la razón de ser de esa línea te sugiero:

Una vez preparado tu buzón viene el punto más importante: ¡CONTESTA LOS MENSAJES QUE LA GENTE TE DEJA A LA BREVEDAD! Espero ser claro: no hay nada más frustrante que tener un correo de voz y no contestarlo, como un “pozo sin fondo”. Estoy de acuerdo en que no se contesten los mensajes que no aplican, como las empresas de mercadotecnia que logran conseguir tus datos y te ofrecen toda una barbaridad de cosas innecesarias, pero para eso ya hay solución, marca el teléfono 96 28 00 00 y suscribe tu número al registro público de consumidores. Es automatizado ese teléfono y al seguir el sencillo trámite que ofrece prohíbes a las empresas que compran bases de datos el que tengan permiso de marcar tu teléfono. Salvo ese caso, por favor, contesta rápido toda llamada, de clientes, amigos, proveedores, etcétera. De no hacer esto, es mejor pedir que suspendan el empleo de tu correo de voz, así la gente sabe que si no contestas, no hay forma de dejarte un mensaje y punto.

Dejando un mensaje: Para ser escuchado, es un arte. Estos son mis consejos

1. Breve: no más de 40 segundos, ideal 30. Di tu nombre, luego luego tu teléfono y luego el mensaje. Es odioso que dejes el teléfono al último, porque de no haberlo escuchado, te tienes que soplar todo el mensaje de nuevo.
2. De preferencia repite el teléfono 2 veces. No sabes si están preparados para tomar el teléfono y toda la cosa.
3. Se significativo, esto es, explica la situación con claridad, para ello, vale la pena que primero la escribas y cuando hables la leas, así puedes anticipar que no olvidas nada importante y duras poco tiempo además de no tener muletillas como “esteee”, “mmmm” etcétera.
4. Recuerda terminar con una “llamada a una acción” si se trata de que esperas que te respondan
5. Ponle la prioridad debida a tu mensaje. Diversos sistemas de mensajería te dan opciones para dejar tu mensaje, por ejemplo, si es “privado” no pueden re enviar el mensaje a otra persona, como si fuera correo electrónico. Si es urgente muchas veces los propietarios de ese correo piden al sistema que les re envíe el mensaje a su celular o correo electrónico. Sin embargo, si abusas de esto, y cualquier cosa es por ejemplo urgente, acaban por no hacerte caso.
6. Parte de tu mensaje es ayudar a la persona a que te contacte. Para ello, deja los horarios, teléfonos o personas con las que te pueden localizar.
7. No dejes groserías o palabras altisonantes o demasiado privadas (sensuales, estúpidas, tonitos de voz ridículos etcétera) recuerda que alguien puede consultar sus mensajes con altavoz o pedirle a un tercero que lo haga y te vas a dar la quemada de tu vida.
8. Cuando salgas de vacaciones o estés fuera de acceso por tiempos largos a tu correo de voz déjaselo saber a las personas, y en ese caso da una alternativa, esto es, “en mi ausencia y si es urgente por favor llama a “fulanito” en la extensión ### para atención inmediata”.

Estos entre los principales puntos. Espero te ayuden a mejorar la forma en la que te comunicas e interactúas con los demás. Sin embargo, estoy seguro de que estos no son los únicos consejos importantes, si tienes alguno que compartir o alguna experiencia en este sentido por favor deja un comentario en la sección para ello aquí abajo. Mas de uno de nosotros, en especial yo, te lo voy/vamos a agradecer. Por último, y si tienes tiempo ojalá y puedas escuchar mi podcast de esta semana en http://prodigymsn.dixo.com/moises-polishuk/

Express yourself instantly with MSN Messenger! MSN Messenger