Podemos enterarnos de todo en segundos… pero seguimos coordinándonos como en los años 80. Así en esa década para tomar una decisión urgente había que localizar a alguien por teléfono fijo, o pedir que lo buscaran o mandarle un mensaje por radio localizador.
Hoy, puedes avisarle a todo tu equipo en un segundo, desde cualquier lugar.
Pero… ¿qué tan rápido es tomar decisiones ágiles, en conjunto, orquestar tareas y avanzar de forma coordinada y organizada? Eso sigue siendo muy parecido a hace más de 40 años.
Mi opinión es que si bien es cierto que vivimos en la era de la hiper comunicación, no se ha avanzado en la posibilidad de lograr la hiper colaboración. Y eso tiene un costo silencioso, que nadie mide, pero impacta de forma grave a la agilidad y rentabilidad de las empresas. En esencia, la tecnología ha resuelto el problema de enterarnos, pero no ha resuelto de forma equivalente poder coordinar, decidir ni ejecutar colectivamente.
El costo de la falta de la hiper colaboración
Si dudas todavía de lo que implica no estar hiper colaborando, puedo describirte los síntomas más comunes:
- Todos están informados, pero nadie sabe qué sigue o qué hacer.
- Se responde rápido en lo individual… pero se actúa lento si se debe de hacer algo en equipo.
- La colaboración depende de “héroes” que empujan todo y a todos, por la razón o por la fuerza.
- La toma de decisiones se traba por falta de contexto compartido o herramientas claras.
Y por ello, las consecuencias no se dejan esperar, curiosamente la hiper comunicación sin hiper colaboración genera frustración, desgaste, lentitud y pérdida de oportunidades. Por más rápido que nos enteremos, solo nos angustiamos más rápido, a distancia, sin poder actuar.
Definición de hiper colaboración
Hiper colaborar es alinear decisiones, tareas, contexto y acción en tiempo real, con herramientas y procesos que lo hagan posible.
Se trata de:
- Mismo contexto, misma dirección para todos al mismo tiempo.
- Visibilidad compartida del avance en todo momento y de forma inmediata.
- Capacidad de decisión descentralizada, sin desorden, logrando la respuesta óptima a la situación que se está presentando.
- Contar como parte de la solución con herramientas que orquestan, no solo notifican.
Como lograr la hiper colaboración paso a paso
Primeramente, estas acciones deben de tener como patrocinadores a las cabezas de la organización, en especial en la línea de negocios y no en lo referente a tecnología, son ellos los que deben ser los primeros convencidos de las bondades de la hiper colaboración.
Acto seguido, hay 4 pasos muy concretos para iniciar la hiper colaboración en la empresa
1. Diagnóstico: ¿Dónde se rompe el flujo?
Aquí vale la pena responder a preguntas como:
- ¿Tus equipos se enteran pero no actúan?
- ¿Tardan más en decidir que en hacer?
- ¿Dependen siempre de la misma persona para avanzar?
Todo esto debe lograr crear un mapa de un proceso típico e identificar donde están los “cuellos de colaboración”.
2. No más chats sin propósito
Se debe de parar el uso extremo de decenas de chats, de grupos, de espacios en aplicaciones donde todo mundo se entera de todo sin tomar acción y solo distraerse. Por lo anterior las preguntas a responder son entre otras:
- ¿Qué canal es para qué tipo de decisión?
- ¿Dónde queda o se hará el seguimiento?
La idea es establecer protocolos mínimos siempre: “Qué se decide dónde” y “qué se informa solamente sin respuesta.
3. Herramientas que orquestan, no solo comunican
No me gusta típicamente aterrizar en aplicaciones específicas, esto porque podría verse como un favoritismo o fin comercial. No es el caso. En esta ocasión, sin embargo, siento que debo cuando menos mencionar a algunas y dejar en tu criterio estudiarlas y compararlas com muchas otras más.
- Con base en la aclaración anterior, algunas herramientas como Notion, Asana, Monday y ClickUp tienen el común denominador de que todo el equipo ve lo que pasa, cuándo pasa y por qué pasa.
- Sistemas con alertas de “bloqueos” en tiempo real. Esto permite ver donde algo se frena y que lo está provocando, tal como si dejara de funcionar una parte de la red corporativa, pero enfocada a la colaboración.
- Integraciones entre apps que eliminan la reentrada de datos o el correo eterno de «seguimiento».
En esta etapa lo que trato de trasmitir es la importancia de evaluar si los aplicativos de la empresa favorecen la colaboración o solo avisan cosas.
4. Entrenar al equipo para colaborar, no solo “responder”
- Enseñar a documentar rápido, a pedir con claridad, a decidir sin miedo.
- Formar líderes que deleguen y coordinen, no solo que exijan.
Es pues crear una política de colaboración real: quién coordina, cómo se escala, qué se reporta y qué se decide en línea.
5. Buscar el cambio cultural, no tecnológico
La colaboración inmediata no empieza con aplicaciones móviles. Empieza con acuerdos.
Porque la hiper colaboración no es hacer algo rápido de forma desordenada, es lograr acciones bien orquestadas.
Esto implicará convencer a las personas en diferentes niveles de la empresa de la relevancia de colaborar tan rápidamente como se logran las comunicaciones. Esto en un entorno competitivo, vale más que cualquier mensaje urgente.
Conclusión
¿Puedes lograr enterar a varios miembros en tu empresa en segundos, pero la decisión tarda días? Entonces queda claro que no necesitas más comunicación… necesitas hiper colaboración.
Empieza por mapear tu flujo, replantear tus canales y empoderar a tu equipo para actuar, no solo responder.
La diferencia entre saber todo y hacer que algo pase es lo que separa a las empresas que sobreviven… de las que lideran.
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