Mpolishuk's Blog

Pasa cada vez más seguido. Un cliente me pide algo, y cuando para responder ese algo le pido algo de información o alguna acción de su parte, simplemente, empiezo a recibir mensajes instantáneos, correos o hasta “silencio abismal” y, de la nada, se me dan explicaciones, pretextos o silencio en vez de darme lo que se les solicitó. Esto como consecuencia demora todo lo que me piden, y para mí esto es, simplemente, algo inentendible.

Este fenómeno tiene nombre. Algunos lo llaman procrastinación organizacional, otros le dicen evitación activa, donde lo que ocurre es que las personas posponen tareas disfrazándolas de pretextos o justificaciones razonables

¿Por qué pasa esto?

Independiente a poder detectar un problema en la salud organizacional de empresas donde pasa esto, se puede decir que entre otros puntos esto pasa por múltiples causas, a veces únicas y a veces varias de ellas ligadas:

• Evitar confrontaciones: quieren hacer que el tiempo pase antes de tener que enfrentar una situación, trabajo, o conflicto
• Miedo a la responsabilidad o cometer errores: Los niveles superiores no perdonan un error o algo que no les parece, un principio del “micro managment”
• Sobrecarga de trabajo: No se distingue entre lo urgente, importante o necesario, y todo es urgente (si este tema te interesa te ofrezco un método para resolverlo, pica aquí)
• No está claro: No hay certeza sobre lo que se desea o espera, o no hay suficiente información y no quieren hacer notar que eso es lo que pasa
• Procesos equivocados: Para avanzar hay una locura de aprobaciones o de personas involucradas que deben de revisar lo que se desea hacer o entregar

Ejemplos donde esto pasa

1. Proyectos Estratégicos: Cuando un proyecto importante necesita la aprobación de varios niveles jerárquicos, los líderes pueden evitar tomar decisiones por miedo a equivocarse. Esto también se conoce como “parálisis por análisis”, donde se sobre piensa la información sin avanzar.

2. Procesos de Compras o Contratación: Nadie quiere ser el responsable directo de elegir un proveedor o contratar a alguien nuevo, por lo que se piden más cotizaciones o entrevistas innecesarias. O bien, cuando se tiene una falta de urgencia, especialmente cuando no hay consecuencias inmediatas por la demora.

3. Implementación de Tecnología o Cambios Organizacionales: Los equipos pueden poner excusas para retrasar la adopción de nuevas herramientas o metodologías. En ocasiones por igual los líderes no priorizan lo suficiente la implementación de soluciones tecnológicas.

4. Resolución de Conflictos: En lugar de abordar desacuerdos directamente, los involucrados prefieren “darle tiempo” al asunto. En ocasiones la ausencia de un tercero neutral también puede generar estancamiento.

5. Jefes micro administradores: Superiores que no confían lo suficiente en sus subordinados o que simplemente todo lo desean como a ellos les gusta, sin enseñar al personal a hacerlo

Entre algunos de los ejemplos más comunes.

¿Se puede anticipar?

He visto que, si hay “señales tempranas” de este fenómeno, lo que he visto más comúnmente es:

• Respuestas ambiguas o evasivas.
• Constantes menciones a terceros («necesito aprobación«).
• Exceso de consultas sobre detalles menores.
• Cambios frecuentes en prioridades o justificaciones.

¿Qué hacer si sucede esto?

Ubico dos etapas en este caso:

1.     Antes de que suceda

Veo importante buscar tener claridad desde el inicio, dejando por escrito las expectativas, entregables, plazos donde todo está claro y bien definido.

Se puede ahorrar mucho tiempo si desde el inicio se dirigen todas las peticiones a la persona que verdaderamente toma las decisiones, esto evitará demoras por aprobaciones innecesarias.

Por último, mandar desde un inicio toda la información relevante y anticipar así dudas u objeciones.

2.     Cuando ya está sucediendo

Sugiero las siguientes opciones:

1. Desbloqueo proactivo: Pregunta directamente: «¿Qué necesitas para avanzar con esto?»
2. Ofrecer alternativas: Si una aprobación es un problema, sugiere avanzar con un 80% de información o una versión preliminar.
3. Establecer consecuencias de la demora: De forma amable pero firme, menciona los impactos negativos del retraso.
4. Reformular el problema: A veces, cambiar la perspectiva hacia «¿Cómo podemos resolver esto rápidamente?» puede ayudar.

Entre algunas de las acciones concretas ante este problema.

Conclusión: ¿cuál es el impacto de esta situación en los negocios?

Realmente, nada bueno, todas las consecuencias serán negativas, tales como:

• Pérdida de Oportunidades: Proyectos clave pueden retrasarse, lo que permite a la competencia ganar ventaja o capturar el mercado antes.
• Aumento de Costos: Cada día de retraso puede generar costos adicionales, ya sea por ineficiencias operativas, penalizaciones contractuales o pérdida de ingresos proyectados.
• Daño Reputacional: La falta de respuesta o acción puede dañar la imagen de la empresa ante clientes, proveedores e inversionistas.
• Desgaste en las Relaciones Comerciales: Prolongar decisiones o entregas genera frustración y pérdida de confianza por parte de socios y colaboradores.
• Impacto en la Moral y Productividad: Los equipos que esperan decisiones clave para avanzar pueden perder motivación y compromiso.
• Riesgo de Crisis: En sectores altamente regulados o sensibles, como finanzas o salud, la falta de acción oportuna puede derivar en sanciones o crisis operativas.
• Desinformación y Decisiones Erradas: Cuando se postergan análisis o reportes, las decisiones se toman con información desactualizada o incompleta, lo que incrementa el margen de error.
• Erosión del Liderazgo: Un liderazgo que no actúa a tiempo puede ser percibido como indeciso o ineficaz, debilitando la autoridad y credibilidad de la dirección.

En pocas palabras, postergar provoca un efecto dominó, amplificando riesgos, complicando los problemas, no resolviendo situaciones o simplemente perdiendo negocios.