Una de las actividades que sigue siendo muy empleada en los negocios es el envío de correo electrónico o “email”. Sin embargo, el abuso en el envío de este tipo de comunicación ha provocado que cada vez la tasa de respuesta a este tipo de mensajes vaya bajando más y más.
En mi caso he notado cuando menos 5 aspectos clave que son los que me han resultado exitosos para lograr la tan anhelada interacción con la persona que recibe mis correos, y es por eso que me gustaría compartirte lo que me ha funcionado, aclarando que de cualquier forma no existe un método 100% eficaz, pero cuando menos si puede ayudar a filtrar con quien debemos o no de seguir prospectando una oportunidad o tratando un asunto.
5 puntos clave que un email debe tener
Aclaro que este tipo de correo es para temas de negocios, no personales o de cualquier otro tipo.
1. Asunto concreto y atractivo
Lo más importante a destacar en el asunto es el valor para quien lo recibe. He notado que en promedio no debe de exceder de 50 caracteres con espacios.
Otro aspecto importante es que mientras más personalizado sea para la persona que lo recibe será mejor.
Ejemplos:
- “Acciones para lograr la venta comentada ayer”
- “Puntos a comentar mañana con su director”
2. Personalización inicial
Para involucrar al receptor desde un principio en el contexto del email, lo ideal es personalizarlo y hacerlo “cálido”. Esto demuestra que el mensaje se pensó específicamente para quien lo recibe, sin ser un machote que se envía sin pensar a quien sea.
Ejemplos:
- “Hola Fulanito”
- “Gusto en entrar en contacto de nuevo Fulanito”
3. Mensaje claro
Todos estamos muy ocupados para tener que leer de más. El mensaje debe de ser muy explícito y sobre todo fácil de entender. Siento que el máximo de longitud son 2 párrafos, idealmente solo uno.
Es importante que al escribir el mensaje se resalte el impacto, beneficio, oportunidad o valor que el receptor recibirá por tomar una acción o responder dependiendo de lo que se busca obtener con el mensaje enviado.
4. Llamada a una acción (call to action)
Los correos de negocio prácticamente siempre buscan provocar o lograr una acción como consecuencia de su respuesta. De hecho, si no hay una necesidad de provocar o lograr una siguiente acción, puede ser solo un correo informativo, y en mi caso, yo pongo explícitamente que se trata de un correo informativo y que no se requiere de una respuesta. Pero, salvo ese caso, todos los demás correos de negocios cuando menos en mi caso deben provocar una acción.
Ejemplos de acciones pueden ser:
- ¿Te parece que hablemos mañana a las 10:00 am?
- ¿Requieres algo más de mi parte para la junta del lunes?
La llamada a una acción debe de ser algo fácil de resolver o de efectuar para lograr que suceda. Para ello puedes dar opciones específicas para que el receptor escoja, tal como horarios para una reunión o posibles requerimientos que necesite para llevar a cabo la reunión.
5. Firma y “gratitud”
Aparte de dar todos tus datos, otros medios de contacto (como tu teléfono móvil, por ejemplo) tu puesto, el nombre de tu empresa y alguna dirección de internet como el sitio de la empresa o tu perfil de LinkedIn, es muy importante despedirte con “gratitud” más allá del trillado “atentamente”.
La gratitud puede traer una tasa de respuesta mayor, precisamente por dejarle saber al receptor que le estás agradeciendo su tiempo, o su esfuerzo, o su apoyo o su respuesta.
Ejemplos de gratitud pueden ser:
- Muchas gracias de antemano por el tiempo que le dediques a responder mi duda
- Te agradezco el tiempo que le destinarás a la sesión de mañana
Por dar algunos ejemplos.
Conclusión
El correo electrónico seguirá siendo un apoyo importante en las interacciones empresariales y de negocios, pero solo logrando salir de lo común o repetitivo podrá ser efectivo. Siguiendo estas sencillas ideas puedo decirte que puedes tener mayor certeza de lograr el propósito que persigues cuando escribes tus comunicaciones.
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