Mpolishuk's Blog

Desde hace varios años soy fanático de lo que ofrecen los sistemas de agendamiento automático de reuniones.

La forma en la que estas aplicaciones funcionan es que tu simplemente le das una liga a la persona o personas que desean agendar una sesión virtual o presencial contigo y al usarla pueden ver diferentes duraciones de sesiones y tus horarios disponibles en vivo. De esta forma, agendan la reunión de la duración que quieren el día que quieren, y todo sucede en unos cuantos segundos.

Antes de esto, esta actividad o se hacía llamando por teléfono y viendo las personas sus disponibilidades o era un “ping pong” de mensajes por correo electrónico donde se daban las alternativas, simplemente una situación desesperante y tediosa.

Así, al empezar a usarlo me di cuenta de algunas situaciones interesantes.

• Hubo quienes se sorprendieron positivamente, les encantó y poco tiempo después adquirieron esta tecnología
• Hubo quienes tuvieron algo de trabajo en entender como usar mi disponibilidad, particularmente se frustraban cuando querían una cita en un día específico y no aparecía disponible, porque, efectivamente, no lo tenía disponible. Me llamaban para decirme que no funcionaba mi sistema porque no les aparecía ese día, por ejemplo.
• Y hubo muy pocos, que se “ofendieron” y literalmente me dijeron que si no tenía yo tiempo para agendar algo con ellos. Te confieso que, para este tipo de personas, decidí que si eran prospectos, debía de abandonarlos, esto porque esta actitud refleja su aversión al progreso, a la precisión, a la eficiencia y a la productividad, factores que son parte de mis entregables como profesional y de mi empresa y que, si ellos no valoran eso, era suficiente razón para simplemente no trabajar con ellos.

Con esto en mente, y después de varios años de emplear este tipo de servicio, puedo decirte que hay aspectos buenos y malos en su uso, y te advierto que cuando menos en mi opinión los aspectos buenos, puestos en una balanza, superan por mucho a los “malos” que yo catalogaría más bien como “no tan buenos”.

Lo bueno de las plataformas automatizadas de agendamiento:

1. Ahorro de tiempo: Las plataformas como Calendly, Doodle o Google Calendar permiten a los usuarios evitar el intercambio constante de correos electrónicos para encontrar un horario adecuado. Esto es especialmente útil para ejecutivos con agendas llenas, ya que pueden compartir su disponibilidad y dejar que la otra persona elija el mejor momento. El ahorro de tiempo se traduce en una mejora significativa de la productividad, permitiendo a los empleados enfocarse en tareas de mayor valor.
2. Mejor coordinación: Estas herramientas ayudan a sincronizar calendarios entre diferentes zonas horarias y grupos. Para empresas con empleados remotos o clientes internacionales, las plataformas automatizadas facilitan la coordinación de reuniones sin errores de cálculo en horarios.
3. Reducción de errores: Las plataformas automatizadas minimizan la posibilidad de errores humanos, como la doble reserva de reuniones o la confusión con horarios. Todo queda gestionado en una plataforma centralizada, lo que permite una mayor precisión y claridad en la agenda.
4. Personalización y recordatorios: Muchas de estas herramientas permiten la personalización en los mensajes, la estructura de la reunión y el envío automático de recordatorios a los participantes, lo cual ayuda a reducir las ausencias o malentendidos respecto al horario de las reuniones.
5. Integraciones con otras herramientas: Estas plataformas se integran fácilmente con otras herramientas de productividad como Slack, Microsoft Teams o CRM. Esto permite un flujo de trabajo más fluido al poder agendar reuniones sin salir de las herramientas que los equipos ya están usando.

Lo malo de las plataformas automatizadas de agendamiento:

1. Impersonalidad: Al usar plataformas automatizadas, el proceso de agendamiento puede parecer frío o impersonal, especialmente en contextos donde la relación interpersonal es clave. Algunos clientes o socios comerciales pueden preferir un toque más humano para coordinar reuniones importantes. Esto es lo que me han dicho, yo lo noto más como falta de habilidad en el empleo del sistema de agendamiento…
2. Sobrecarga de reuniones: Al facilitar tanto la programación, existe el riesgo de caer en una sobrecarga de reuniones, donde pierdes el control del agendamiento. Si no se gestiona bien, podría derivar en un exceso de reuniones innecesarias que perjudican la productividad. A mi me ha pasado que a veces me encuentro algo cansado o me salió un tema de emergencia pero al no bloquear el espacio me han surgido reuniones que no puedo cancelar porque el tiempo estaba disponible.
3. Falta de flexibilidad: Aunque estas herramientas ofrecen horarios predeterminados, algunos usuarios pueden encontrar limitada la flexibilidad para ajustes de último minuto o cambios inesperados. En situaciones que requieren agilidad o adaptaciones rápidas, una herramienta automatizada puede complicar el proceso. El caso más típico es que no saben modificar su cita, la dejan y agendan una nueva, haciéndome perder un espacio de tiempo.
4. Dependencia tecnológica: Estas plataformas dependen de que ambas partes estén tecnológicamente alineadas. Si un cliente o socio no está familiarizado con la herramienta o no la encuentra cómoda, puede llevar a una fricción innecesaria. De hecho, siento que esto a la vez me ayuda a diferenciar el tipo de cliente que quiero. Si no puede usar este tipo de herramienta, puede que tampoco valore mi servicio, o no lo entienda, pues aunque no tiene nada que ver con lo que haga, habla de la actitud de esa persona con respecto a la productividad o el uso de tecnología.
5. Costos asociados: Muchas de las plataformas más avanzadas requieren una suscripción paga para obtener todas sus funcionalidades. Aunque el costo puede ser mínimo en comparación con los beneficios, para empresas pequeñas o individuos, este puede ser un factor a considerar. Yo no puedo quejarme, a razón de algo así como 12 dólares al mes, para mi se justifica en el primer mes de uso, pero esto reconozco que puede no ser el caso de muchos otros.