El término de “impuesto a la coordinación o en inglés «coordination tax» fue popularizado por Bill Gates, el cofundador de Microsoft en un memorándum interno de Microsoft titulado «The Internet Tidal Wave,» (en español “La ola gigante de internet”) fechado el 26 de mayo de 1995. Gates utilizó esta expresión para describir los costos indirectos y la ineficiencia que surgen cuando las personas dentro de una organización deben coordinarse excesivamente entre sí.
¿Qué integra el impuesto de coordinación?
Estos costos pueden incluir tiempo perdido en reuniones, comunicaciones innecesarias y la burocracia que entorpece el flujo de trabajo. La idea que manejó Gates entonces era que, a medida que una organización crece, el tiempo y el esfuerzo necesarios para mantener a todos alineados y trabajando en la misma dirección pueden aumentar de manera desproporcionada, actuando como una especie de «impuesto» sobre la productividad por todas las ineficiencias operativas que suceden cuando no se sincronizan y organizan los grupos de trabajo.
25 años después de este memorándum de Bill Gates mencionando esto, sucedió la gran pandemia del COVID 19 y la forma de trabajo se aceleró a una modalidad totalmente virtual para inicios de 2020, esto es, todos trabajando en su casa, en vez de lo que ocurría previamente, donde todo sucedía de manera presencial en los centros de trabajo.
Hoy en día, el término de “impuesto de coordinación” vuelve a suceder, ahora bajo el contexto de que una forma común de trabajo es la conocida como la “modalidad híbrida”, donde las personas trabajan a veces fuera de su centro de trabajo y otras veces en sus oficinas, esto ocurre teniendo 3 días en la oficina y 2 en casa, o 2 días en la oficina y 3 en casa predominantemente.
Lo que se pierde por el impuesto de coordinación
El problema es que, cuando esto sucede, suceden varios problemas relacionados con la coordinación de los grupos de trabajo, porque algunas personas tenían la expectativa de reunirse con otros colegas y, al llegar a la oficina, sucede que algunos miembros, si no es que todos con los que se esperaba verse en persona, están trabajando remotamente, y estar en la oficina es entonces algo inútil.
Es entonces cuando se da el “impuesto de coordinación”, que se traduce en improductividad por no poder tener esa interacción en persona con los miembros del equipo de trabajo como los serían los siguientes aspectos:
- Tener que reagendar una sesión en persona
- Perder tiempo en lo que se pensaba discutir, que sufrirá una demora, y toda demora tiene costos y gastos directos e indirectos
- Pérdida de tiempo productivo para la o las personas que se transportaron para tener la sesión presencial, que pudieron haber evitado y tener más tiempo para actividades del negocio
- No tener “choques casuales” entre los miembros del equipo para comentar algo y tener que esperar a que esto suceda respondiendo electrónicamente a un mensaje directo, correo electrónico, etc.
- No ganar experiencia y mentoría para los miembros más jóvenes al poder recibir apoyo de miembros más experimentados que están a la vista, provocando que su progreso sea más lento
- Perder tiempo en crear contenido para tener a todos informados al hacer un memo, correo, o similar en vez de tener una charla rápida sobre esto mismo
- Retrasar su progreso en habilidades de negocios al no saber cómo interactuar en un grupo de personas presencial, presentar ideas usando recursos como un pizarrón, tener contacto visual
- Los proyectos, inevitablemente van a sufrir una demora por estas razones
Entre otros puntos que suceden de forma más ágil y práctica al estar presencialmente.
Conclusión: reunirse en persona si, pero con propósitos claros
Por lo anterior, es importante entender que, si hay relevancia en tener sesiones en persona, y que esto debe de suceder de forma coordinada entre los integrantes de un equipo.
Para que esto suceda, se puede establecer, por ejemplo, que los 2 o 3 días que se requieren que sean presenciales, las personas estén en un horario común en días acordados por todos.
Es importante también que se tenga una agenda establecida para esos días presenciales, que no sea simplemente “tener que ir presencialmente a la oficina” sino que la razón de ir tenga un propósito para todos, como el llevar a cabo ciertas juntas, revisiones de proyectos, capacitaciones y hasta sesiones de aspecto social como estar en conjunto al ir a comer.
En general, una mezcla de aspectos sociales, productivos y de aprendizaje pueden tener alto impacto si suceden de manera presencial.
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