Se ha vuelto muy frecuente que, a menos de una hora de una cita profesional, sea esta presencial o remota o bien, peor aún, que, ya iniciada una reunión remota o ya estando en un lugar físico ni si quiera te lo comuniquen, no… Tú tienes la iniciativa de dejar saber a la otra persona que ya estás listo, solo para que te digan que por “causas de fuerza mayor” no podrán atender ese compromiso que tenían contigo.
Esto deja un precedente muy malo entre ambas partes, pero, sobre todo, revela mucho de lo que se puede esperar de una posible relación de negocios.
¿Qué representa para la persona que si asistió?
En verdad todos tenemos agendas complicadas. Ahora es frecuente tener agendas con actividades mixtas, esto es, algunas reuniones son virtuales, otras son presenciales, y puede que de una reunión virtual o remota se brinque a una presencial en las oficinas de un cliente o proveedor, para después tener una siguiente reunión virtual, lo cual demanda encontrar sitios fuera de donde acostumbras estar para tener sesiones.
En más de una ocasión yo he rentado por horas oficinas virtuales para poder tener una reunión, por ejemplo. Esa reservación no es cancelable, y si lo es, típicamente es 24 horas antes. Por lo anterior, si cancelas una cita virtual, en mi caso yo gasté dinero sin razón en la infraestructura para tener una reunión virtual profesional.
Y, si se trata de una cancelación de una reunión presencial, casi siempre esto sucederá ya estando en la zona donde se tendrá la reunión, y se habrá incurrido en tiempos de transporte de ida y regreso, más el costo de estacionamiento, más el costo de oportunidad de poder haber estado haciendo otra cosa.
Y cuando esto sucede más de una vez en el día, realmente, puede ser agotador el proceso.
¿Haces esto de cancelar muy cerca de la cita? Aquí 5 recomendaciones
1. ¿Te interesa la cita, o la verdad no? Siento que este tipo de situaciones pasan cuando realmente no te interesa ya tener una reunión y solamente estás postergándola. Si este es el caso, te aseguro que es menos ofensivo decir “realmente no me interesa lo que ofreces” aunque puede sonar “feo” a estar dejando en esperas infinitas y destruyendo la agenda de una persona. Te sugiero solo tomar reuniones que te interesen, y si ese es el caso, tienes que respetar el tiempo asignado
2. La distancia más corta entre 2 personas: llamada telefónica. No es enviar un correo electrónico o una cancelación de cita digital, si es con poco tiempo, tienes que asegurarte de que se reciba tu mensaje y esto debe de ser telefónicamente, sin excusas.
3. Acciones remediales inmediatas: corresponder a la imprudencia. Si ya hiciste una cancelación en un tiempo muy corto a la hora de una cita, y te interesa, se una persona proactiva, ofrece ahora que tu irás a ver a la persona o propón una cita virtual en muy corto tiempo. No te pongas a esperar a ver si la persona que dejaste esperando ahora debe además tomar la iniciativa de volverte a solicitar una nueva reunión. Es cuestión de decencia, no de jerarquía.
4. Si de verdad hubo un contratiempo. En ese caso, déjalo saber, todos estamos expuestos a un contratiempo, pero no a una cadena seguida de contratiempos. En la medida de lo posible explica el contratiempo y por qué no pudiste llamar antes. Si, se debe de dar una explicación amplia cuando algo así sucede, o serás una persona majadera nada más.
5. Buen manejo de la agenda. Si eres de esas personas a las que se le enciman reuniones o no sabe usar o consultar su agenda, simplemente toma uno de los cientos de cursos de manejo efectivo del tiempo y la agenda, créeme, no es bueno ser impuntual, denota arrogancia, soberbia, prepotencia, falta de interés y hará que la otra persona no solo te olvide sino que se formará una idea de ti como una persona de poca confianza y malos valores.
Conclusión
Mi conclusión, es un dicho antiguo, que no es mío pero que resume lo que aquí se comenta: “La puntualidad es: deber de caballeros, cortesía de reyes, hábito de gente de valor y costumbre de personas bien educadas.”
Quien es impuntual demuestra falta de respeto hacia los demás y desprecio por el valor del tiempo ajeno.
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