Mpolishuk's Blog

He visto a lo largo de lo que llevo trabajando que existen organizaciones muy respetuosas de las agendas de las personas que allí trabajan, pero, por otro lado, he visto también muchas otras organizaciones donde la agenda es algo así como una “sugerencia” o dato que es irrelevante para fines prácticos.

El problema de fondo es que no respetar las agendas tiene consecuencias en cascada que provocan problemas diferentes y al final, prácticamente siempre esto impacta en la rentabilidad de la organización, en un incremento de costos operativos, en desorganización que aprovecha la competencia y, tristemente en la pérdida de clientes por ser mal atendidos.

El origen de la falta de respeto de la agenda: ¿por qué sucede?

Casi siempre veremos que esto sucede por alguna de estas razones:

• Los que lo hacen no están interesados en lo que es importante para ti: Esto es muy grave pues puede implicar que no hay reglas, ni estrategias, ni objetivos ni una misión clara en esa organización, que, como consecuencia, tiene la costumbre en las personas de ni interesarse ni entender que todo trabajo tiene una secuenciación y por ello se tienen compromisos, reuniones o actividades que ocupan tiempo.
• Los que lo hacen creen que su tiempo es más importante que el tuyo: Esto es el principio del desorden y la desorganización, esto es, no hay una organización ni jerarquía para secuenciar el trabajo y las personas, por lo que todo siempre es urgente, sin excepciones, y eso en la realidad no es cierto.
• Son personas de más “jerarquía” organizacional y, erróneamente creen que eso es suficiente para hacer esto: Si una persona en un puesto de alto nivel decide que cuando desee puede atropellar tus actividades, realmente no está cuantificando gastos de muchos tipos que van erosionando al negocio. Hasta esos “altos niveles” tienen que entender la relevancia de la ocupación en tu agenda o cuando menos darte a elegir cuando esto se haga, pues puede ocasionar pérdidas incalculables como no atender a un negocio o cliente importante, algún requerimiento administrativo serio o cuestiones que por no hacerlas tendrán peores consecuencias que el simple hecho de consultar el mejor momento para hacer algo.
• Emergencias estratégicas: la única excepción a la regla: En el mundo de los negocios no todo es blanco o negro, y si, puede haber razones justificables para priorizar alguna situación por encima de lo que tu tenías programado, pero para esto debe de haber inclusive un sistema de clasificación de lo que es urgente, importante y necesario de lo cual te hablo en detalle aquí.

Consecuencias de la falta de respeto en la agenda de las personas

Hay una gran cantidad de consecuencias, pero en mi opinión estas son las más delicadas:

• Efecto “cascada”: Esto quiere decir que cuando algo no sucede a tiempo, se generan consecuencias que se convierten en la causa de otros problemas, tales como la falta de toma de decisiones a tiempo, que conlleva costos no contemplados, problemas laborales y las pérdidas de recursos que no hubieran sucedido.
• Estrés y ansiedad: Cuando la agenda no es respetada, las personas pueden sentirse abrumadas por la cantidad de tareas que deben realizar en un período de tiempo limitado. Esto puede generar estrés y ansiedad, afectando negativamente su bienestar emocional y su salud mental e inclusive la calidad del trabajo.
• Dificultades para completar tareas: La interrupción constante de la agenda planificada puede dificultar la finalización a tiempo de las tareas asignadas. Esto puede generar sentimientos de frustración y falta de logro, así como preocupación por no cumplir con los plazos establecidos. Peor aún, esto es una causa de trabajar más tiempo del necesario, que a nadie le gusta ni le parece.
• Baja productividad: La falta de respeto hacia la agenda puede conducir a una disminución en la productividad, ya que las personas pueden perder tiempo y energía tratando de lidiar con interrupciones, cambios repentinos de prioridades y sobre programación de actividades.
• Desmotivación: Cuando las personas sienten que su tiempo y esfuerzo no son valorados o respetados, es probable que experimenten desmotivación en el trabajo. Esto puede afectar su compromiso con las tareas asignadas y su nivel de satisfacción laboral en general.
• Impacto en la vida personal: La falta de respeto hacia la agenda laboral puede tener un impacto negativo en la vida personal de las personas, ya que pueden experimentar dificultades para equilibrar el trabajo con otras responsabilidades y actividades fuera del entorno laboral.
• Deterioro de las relaciones laborales: La falta de respeto hacia la agenda puede generar tensiones y conflictos entre colegas, especialmente si las interrupciones constantes afectan la capacidad de colaborar de manera efectiva en proyectos o tareas compartidas.

Estas entre muchas otras consecuencias que no son nada positivas.

Conclusiones ¿Qué hacer a partir de aquí?

Sin buscar ser simplista, hay algunos puntos concretos que pueden resolver esta situación:

• Acuerdos, reglas y políticas de agendamiento: Al hacer algo “oficial” ya no hay pretextos para seguir una política. Para ello es fundamental contar con el compromiso y aceptación de todas las jerarquías en la organización.
• Empleo de herramientas de agendamiento: Las hay de muchos tipos, desde las internas que se emplean en aplicaciones como Outlook de Microsoft para temas externos hasta la que yo he usado por años que ofrece toda mi disponibilidad a quien sea necesario y así poder agendarme lo que se desee cuando se desee sin siquiera consultarme. Sea cual fuere el caso, ya no hay “pretextos”, hay tecnología que puede orquestar toda la agenda de decenas de personas al mismo tiempo.
• Cambios en la cultura: No puede ser que todo sea urgente o que arbitrariamente se designe lo que es o no es urgente. La cultura de cualquier organización demanda entender que la gente tiene límites para operar de forma óptima y esto debe de respetarse.
• Planificación anticipada: Anticipar las reuniones, actividades y plazos puede ayudar a minimizar las interrupciones y conflictos de programación. Tratar de programar reuniones lo antes posible y evitar cambios de última hora y que de requerirlos existan reglas preestablecidas de cuándo y por qué se puede cambiar un agendamiento.