En el pasado, si querías ponerte en contacto con alguien de manera no presencial tenías diferentes opciones, dependiendo de la urgencia:
- Por teléfono era la necesidad de inmediatez
- Usar un radio localizador se recibía de inmediato y tu decidías cuando responder
- Mandando un telegrama era casi seguro tenerlo en menos de 48 horas
- Una carta por correo tradicional, probablemente 2 semanas
Esas en esencia eran las opciones.
Y, cuando se llamaba por teléfono, en especial en el ambiente empresarial, había 2 opciones:
- Tener una persona contestando el teléfono que decidía si era algo urgente o no, y si no era urgente te tomaban un recado y cuando fuera posible tú te enterabas.
- Tener la opción anterior y una línea adicional, usada para emergencias, típicamente para la familia o reportes directos que podían decidir si eso era urgente o no.
Sin embargo, a partir del año 2000 con el surgimiento de los teléfonos inteligentes, la inmediatez podía ser recibida directo por una llamada o enviándote un mensaje de texto.
Y este es precisamente el punto ahora, se tiene hoy un abuso de las personas por sentir que, si tienen que hablar contigo, basta con marcarte y ya. Esto definitivamente no lo veo correcto.
¿Por qué no siempre llamar es lo correcto?
Lo de hoy es la ubicuidad, esto es, poder interactuar en cualquier lugar y en cualquier momento, pero esto no quiere decir que sea siempre lo prudente iniciar con una llamada como la primera opción de comunicación.
¿Qué elementos definen justificar una llamada telefónica hoy en día?
Hay varios puntos que te debes auto cuestionar en este sentido, aspecto tales como:
- Distinguir entre urgente, importante y necesario: para lo cual hice un episodio que puedes escuchar en este momento que es: Seleccionando entre lo urgente, importante y necesario en el trabajo donde paso a paso te doy la división entre el sentido de inmediatez.
- Sentido común ante una situación que tiene que atenderse en el instante: Esto implica que el contexto y la adecuación a una situación pueden entenderse y así, se puede optar por una llamada cuando no puede esperar nada, pero cuando si es posible, se debe de optar por un mensaje instantáneo si debe de atenderse en algunos minutos o inclusive un correo electrónico si puede esperar algunas horas
- El tiempo es sensible y no actuar puede ser indispensable: Ya sea porque tu pediste que tan pronto y algo sucediera se te enterara como el empleo de sentido común son los principales aspectos que pueden responder a qué tan significativo es tener una respuesta inmediata.
Estos puntos por solo dar algunos ejemplos.
¿Cuándo si y cuando no es necesaria una llamada telefónica?
A pesar de ser familiar, persona íntima o con una amistad increíble, esto no te da derecho a usar el teléfono como el primer recurso de comunicación. Sin ser absoluta, aquí una lista de cómo decidir si se hace o no una llamada:
- ¿Algo puede cambiar dramáticamente?: El tema implica decisiones o la necesidad de tu experiencia de forma tan importante que no hay tiempo que esperar, por ejemplo, una confirmación para una reunión muy importante que ha sido muy difícil de conseguir.
- ¿Hay un riesgo de salud, profesional o personal severo?: Si no se responde en ese momento puede haber secuelas o consecuencias delicadas o catastróficas, por ejemplo, queda una última vacuna que es necesario que te administren y tienen que saber si puedes ir en la siguiente hora.
- ¿De no actuar en el instante algo relevante será perecedero?: Son situaciones en las que se tiene que responder al instante, por ejemplo, una negociación en la que debes de autorizar un descuento o preguntar a un superior si puedes otorgar un descuento.
- ¿Se puede caer un negocio por no responder en ese instante?: Es algún tipo de cuestionamiento del cual solo tú sabes de qué se trata, por ejemplo, alguna duda técnica que es condición de hacer o no un proyecto, o evitar merma como consecuencia de no tomar la decisión correcta.
- ¿Es muy confidencial y no debe de escribirse algo?: Es un tema delicado y de ese momento que por su naturaleza no puede escribirse, tal como una contraseña para algo indispensable.
Son solo algunas de las preguntas que tienen que hacerse para no abusar de la inmediatez.
Conclusiones
Si abusas de llamar por teléfono, las personas de tu alrededor empezarán a simplemente no contestar tus llamadas, pues saben que eres de esos que ven todo urgente o que sientes tener la prioridad para hacer esto.
Por otro lado, todo lo hablado no es fácil de documentar, y puede que, si se trataba de alguna respuesta larga o complicada, tenerla escrita puede ser lo ideal
Finalmente, el interrumpir con llamadas a una persona trabajando es un tema de desconcentración, de interrumpirlo todo por tu llamada, por lo que la pregunta es ¿de verdad debe de llamarse, o puede esperar?
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