Mpolishuk's Blog

Aceptémoslo: en la época post pandemia seguimos la mayoría con la practicidad de tener nuestras juntas de negocios de forma remota.

• Nos gusta la versatilidad de tener muchas juntas una tras otra.
• Nos gusta olvidar por completo el tráfico, el tiempo tirado a la basura de desplazarse, el horrible proceso de registro al llegar a una ubicación, sean oficinas o plantas industriales o hasta una cafetería.
• Odiamos tener que encontrar un espacio de estacionamiento y peor, tener que pagar un dineral por ir a un estacionamiento de paga.
• Se nos hace pedazos la agenda cuando tenemos una reunión presencial pero antes de ella y después de esta tenemos reuniones remotas, teniendo que tomarlas en el auto, en una cafetería o en quien sabe donde porque no podemos estar móviles mientras tenemos que estar atendiendo sesiones remotas, en especial tomando notas o presentando.
• Es un dolor de cabeza, si se va a presentar algo, tener que contar con la conexión al proyector y a la energía eléctrica, en especial esto en contraste con la simplicidad de hacerlo de forma remota.
• Y, por si fuera poco, odiamos tener que esperar a que a quien vamos a ver no reciba, porque siempre de los siempres las juntas presenciales rara vez inician a tiempo.

Dicho todo lo anterior, ¿de verdad hay necesidad de una reunión presencial a mediados de 2023 en adelante? Para mi sorpresa, la respuesta es: SI, pero solo a veces.

El escenario que planteo es una junta en específico de un proveedor con un cliente el resto de este episodio, no las juntas internas, que en mi opinión son un tema diferente y con otras reglas y características.

En lo que va de este tiempo he observado los siguientes criterios en reuniones que he tenido de negocios exitosas:

4 Criterios de cuando tener una reunión presencial

El primero que puedo asegurar es el de enfoque. Si tienes a dos partes platicando en persona, no hay posibilidad de estar haciendo otra cosa en tu pantalla en lo que la reunión está teniendo lugar. En una situación remota, la tentación de estar haciendo más de una actividad es algo casi natural, y por consiguiente hay mucha mayor distracción.

Otro casi es la participación activa de todos los involucrados. Cuando la reunión es remota, ya es una moda que ni la cámara se enciende para ello, y esto puede dejar sentirse como que esa persona no está poniendo toda su atención, o tal vez, nada. Por lo anterior, si es necesario estar de frente donde con gesticulaciones o comentarios las personas participan sin excepción.

Un tercer factor es que en el caso de una relación de negocios entre cliente y proveedor, en especial al principio, se tiene que establecer una situación de confianza. Es muy difícil que esto suceda si no vemos por completo el lenguaje corporal, el tono de voz, las miradas directas entre las personas y el reducir la cantidad de personas que participan. En el caso de juntas remotas puede haber 40 personas y no se sienten, pero eso es imposible en persona, reduciendo así la junta a unas 8 personas que evitan que otras 32 estén no necesariamente totalmente involucradas.

Las interrupciones son otro tema que prácticamente se elimina al estar en persona. De forma remota se puede estar viendo el teléfono móvil y una, dos o hasta tres pantallas al mismo tiempo. Todo esto es muy grosero si se hace en una junta presencial, en realidad, es muy mal visto y por ello no se hace esto de que una persona interrumpa una junta cuando se está llevando a cabo y se ve a la gente discutiendo. La persona que quiere interrumpir es mal vista si invade el espacio donde se lleva una reunión, por ejemplo

Conclusión: ¿cómo hacer que una junta presencial sea óptima?

Este es lamentablemente el punto donde las juntas fallan. Todo debe iniciar respondiendo la pregunta de ¿cuál es el objetivo u objetivos de esta reunión?

Seguido de esto debemos de considerar ¿qué personas deben de estar en esa reunión y por qué?

Y, lo más importante: enviar con anticipación una agenda con los puntos que se cubrirán y los tiempos estimados para tocar cada punto.

A manera personal, todo participante debe de venir bien preparado a la reunión. Esto es desde haber entendido, haberse documentado o informado de los temas de la agenda y llegar con la información necesaria para aportar ideas o comentar lo que sea necesario.

Por supuesto que, sin discusión, es una gran majadería no iniciar la reunión a tiempo. Esto además es caro, pues si hay ya personas esperando, cada minuto de su tiempo es dinero perdido de productividad si no están trabajando ni atendiendo a la junta tampoco.

Finalmente, la duración de una junta debe de ser corta. Jamás he visto que una junta de más de una hora sea productiva. Mi opinión es, que debería de ser incluso de no más de 45 minutos, y si se logrará de 30 minutos, mucho mejor. Para esto, se debe de asignar un rol a las personas y estructurar cuando deben de hablar y qué deben de cubrir cada vez que hablen.

Definitivamente, las juntas pueden ser objeto de grandes innovaciones, de resolver problemas o de cocrear nuevos negocios, pero abusar de su uso, o sentir que son para meramente informar de algo, no debería de provocar que todos estén haciendo esto en persona. Es momento de pensar en adecuación, eficiencia y productividad.