Las 12 reglas de etiqueta para hacer una buena presentación

¿No te ha pasado en la escuela, oficina, con clientes ó proveedores que al iniciar una presentación, con solo ver la primera lámina sabes que vas a enloquecer? Ya dejemos a un lado el asunto de la calidad ó habilidad de la persona que va a exponer, con solo ver el “(des)apoyo” visual de esta persona ya sabes que te esperan minutos (a veces horas) de intenso dolor y tortura…

Pero, por otro lado, ¿no te ha tocado que ciertas presentaciones son IMPRESIONANTES gracias a su apoyo visual? En mi caso yo he aprendido mucho de grandes presentadores y creativos, de allí que a manera de lista te expongo las diversas reglas que he visto que hacen que tu apoyo visual sea memorable, agradable pero sobre todo EFECTIVO.

1.    Selección de colores. A menos de que seas un diseñador gráfico o alguna carrera equivalente POR FAVOR utiliza una plantilla (fondo) pre diseñado. No seas “audaz” y te animes a hacerlo por tu cuenta. Tu selección de colores e imágenes puede que te gusten a ti, pero a los demás puede hacerlos desde marearse hasta querer irse por lo chillón y folclórico de tu concepto visual.

2.    Cantidad de texto. Una presentación es un soporte visual donde la palabra soporte quiere decir que te da “una empujadita” para que recuerdes lo que quieres platicar. Es ODIOSO ver como hay gente que lee de sus presentaciones, con punto y coma lo que las mismas dicen. Peor aún, su presentación es párrafos enteros de texto. Si tu eres “de estas personas” por favor, mándale por correo tu presentación a los interesados y evita hacerlos ver como lees. En concreto: no más de 3 a 4 ideas, no más de 3 a 4 palabras por cada idea.

3.    Gráficos. Y aquí, la imaginación es lo que puede ser el límite. Una gráfica que complemente al texto puede ayudar a reforzar el mensaje o puede hacerlo pedazos. Es más, puede hacer que la gente traté de entender qué demonios querías decir en vez de leer el texto o inclusive hacerte caso. Mi sugerencia para hacer una buena selección es buscar en cualquier motor de búsqueda gráficos que impliquen tal cual la palabra o frase que querías ilustrar. Por ejemplo, si quieres ilustrar la palabra “fortaleza” pues busca fortaleza y ve que gráficas aparecen, seleccionando la que más te parezca adecuada, solo cuida el punto “4” siguiente.

4.    Cuida los derechos de autor en imágenes y texto. Si vas a copiar y pegar un texto o gráfico verifica primero con su autor que puedes hacerlo, iniciando por darle el crédito a quien escribió, dibujó, fotografío y/o grabó algo. El no hacer esto, es un acto que puede resultar en consecuencias legales severas para ti. Es como copiar software de forma ilegal. A menos de que el sitio o autor explícitamente te permitan reproducir su capital intelectual, en el más puro sentido no puedes hacer esto por el simple hecho de querer hacerlo. La otra opción es que tú mismo hagas tu arte, o emplees tus fotografías, tomadas por ti, o bien por último limitarte a los gráficos que vengan cargados en tu programa de presentaciones. Si te mueres de ganas de usar un gráfico, contacta al autor  y pide un permiso escrito por él. Evítate problemas en este aspecto.

5.    Tamaño del texto. Nunca menor a 24 puntos. Menos de eso es de malo a peligroso pues la gente irá dejando de ver lo que escribes, dependiendo de qué tan cerca estén viendo la presentación y la calidad de su vista.

6.    Ortografía. Es una vergüenza que expongas una presentación con faltas, dedazos, errores, etcétera. La “culebrita roja” que aparece debajo de una palabra no es un motivo navideño de decoración, quiere decir que el corrector ortográfico no entendió que era esa palabra. Corrígela y punto.

7.    Abreviaciones. Una presentación no es un mensaje corto de celular. Simplemente NO hagas abreviaciones ridículas como “to2” en ves de la palabra “todos” ó “=mente” en vez de “igualmente”, por dar un ejemplo. Recuerda: además de no ser español, lo que tú te “ahorras” en escribir algo es lo que quien ve tu presentación tarda en descifrar tu contenido, simplemente, poco profesional.

8.    Efectos especiales. Esa otra tendencia, los “maniáticos” de los efectos especiales, que hacen volar el texto, darle vuelta a gráficos, etcétera. El efecto refuerza lo que quieres decir pero el exceso, mal uso o velocidad de los mismos pueden volver LOCA a la audiencia. Simplemente, que sean lógicos, y de preferencia mantén unidad en su empleo, esto es, usar para los mismos casos el mismo tipo de efecto.

9.    Videos y efectos auditivos. Depende del caso su empleo. Pueden ser lo que hace la diferencia en que una presentación sea memorable o puede representar que van a odiarte por su empleo. En especial si los usas asegúrate de que puedan ser escuchados, esto es, puede ser que las bocinas de tu equipo no sean de suficiente potencia y para ello deberás de asegurar que sean escuchados por todos. En este sentido, “ni tanto que queme al santo, no tanto que no lo alumbre”, esto es, si la audiencia es de 500 personas y tú crees que con las bocinas de tu PC basta, es como decir que esas 500 personas pueden oír cuando tiras un alfiler al piso. Por otro lado si pones las bocinas que tiene un estadio a un salón para 50 personas vas a hacer que le de un infarto a alguien. Simplemente, se congruente.

10. Intensidad de la iluminación. Nada más molesto que no poder ver tu presentación porque la iluminación es elevada y no pueden verla, y nada más molesto que tener que poner a las personas que tienen que tomar notas en un ambiente de sala de cine. Asegura que el proyector que emplees tenga la capacidad de iluminación necesaria para tener una luz agradable para la audiencia y que a su vez tu presentación sea atractiva.

11. Apariencia de la proyección. Asegura que la presentación se vea encuadrada en donde proyectas. Si se ve como una figura trapezoidal la gente de forma inconsciente está molesta. Muy probablemente si empleas proyectores de última generación el problema se resuelve solo, pero de no ser así deberás de ajustarlo por tu cuenta.

12. Tiempo invertido en cada lámina. Para asegurar que acabes a tiempo, ten presente que cada lámina normal (3 ideas por lámina) toma no menos de 2 minutos, normalmente 3 y a lo más 5 minutos. Por lo anterior planea cada lámina en 5 minutos, si es menos la gente estará contenta de acabar antes.

 Estas reglas las he empleado y me han servido como espero te sean de utilidad. Sin embargo seguramente no son las únicas de allí que si tienes alguna sugerencia o idea adicional sería  bueno que la anotaras en la sección de comentarios, o bien que nos platiques de la experiencia mas “inolvidable”, para bien o para mal, de alguna presentación que nunca olvidarás. Asimismo si tienes tiempo te sugiero bajes mi podcast de ésta semana en http://prodigymsn.dixo.com/moises-polishuk/

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