Si hacemos un recuento de los últimos 10 años en la forma en la que la tecnología facilita los negocios podemos ver que una gran cantidad de tecnologías y servicios están a nuestro alcance y al emplearlos equivocadamente se pueden perder negocios. Por esta razón se presentan una serie de “reglas de etiqueta” de empleo de tecnologías que usamos cotidianamente.
Correo electrónico: Al emplearlo no es necesario poner la fecha ni el lugar geográfico en el que se encuentra, un correo electrónico no es una carta, por el contrario, es una “forma” electrónica. Nunca emplee palabras altisonantes o confesiones personales, recuerde que el mismo se puede re enviar. Escriba típicamente en minúsculas, si emplea mayúsculas quiere decir que está GRITANDO. Si es relevante para ciertas personas, todas deben de ser incluidas en el campo de “Para” y no el de “CC”. Éste último se emplea para dar a conocer a alguien sobre el tema sin esperar que conteste. El empleo de “BCC” o copia “ciega” (los destinatarios no saben que la recibe el que está en este campo) implica que por su jerarquía no debe de hacerse público pues exige respuesta o bien puede ser muy comprometedor pero es importante que esa persona esté “documentada” del caso. El tamaño de un correo electrónico debe de ser de no mas de 2 párrafos y debe de poderse leer al abrir el correo sin tener que ir mas allá de una sola pantalla.
Teléfono celular: Si está con sus clientes es obligatorio apagarlo, pero esto debe de ser notorio para su cliente e idealmente debe de dejarlo a la vista (salvo que el mismo por su estado de lástima…) Si espera una llamada MUY urgente debe de hacerlo saber a las personas que están a su alrededor, en lo posible haciendo ver cual es realmente la emergencia. Esto ganará la reciprocidad de las personas con las que se reúne, pero en cualquier caso sobre todo si no es el único en la reunión deberá de alejarse del sitio para contestar la llamada. En este caso debe de estar su teléfono en modo “silencioso”. Si va a dar una conferencia es obligatorio tenerlo apagado o bien con un colega fuera del sitio donde se encuentra para que el o ella atienda sus llamadas. Gracias a las nuevas generaciones de teléfonos se pueden tener diferentes timbres o estados para identificar las llamadas o bien solo permitir alguna en específico. En sitios públicos donde se tiene un evento (cine, teatro, etc) se debe de apagar o poner en vibrador y contar con un dispositivo en su orjea para hablar y ser muy discreto al hacerlo si es estrictamente necesario, nunca con timbrado alguno.
Correo de voz: El objetivo del mismo es para GARANTIZAR que usted recibe un mensaje sin tener opción a alterar su significado y relevancia. La mayoría de las personas lo emplea como “filtro” para decidir que contesta y que no. Esto es totalmente equivocado. Un correo de voz se contesta SIEMPRE. El tiempo promedio debe de ser menor a 4 horas e idealmente una hora a lo mas. Cuando deje recados en el correo de voz de una persona empiece por su nombre y teléfono antes que nada, pues así no obligará a la persona a escuchar todo su mensaje para saber su teléfono. La longitud de un mensaje de voz no debe superar un minuto a lo mas.
Mensajería instantánea: Por último hablamos de lo mas reciente que es la habilidad de poder saber cuando usted se encuentra conectado a Internet. La idea es manejar bien lo que está haciendo en términos de disponibilidad. No se debe de hacer siempre “ausente” pues para ese caso es mejor no tener este tipo de servicio. Las personas entienden que si está al teléfono, ausente u ocupado no deben de interrumpirle, pero cuando cambie su estado cambie de igual forma su estado de mensajería instantánea. Un problema de este servicio es que existen 2 plataformas dominantes y éstas no se comunican entre si (icq y Messenger) por lo que debe de tener ambas para estar disponible para “todos”. Nunca escriba obscenidades o situaciones comprometedoras, recuerde que toda conversación puede almacenarse y hacerse pública. Al escribir, procure hacer frases cortas que pasen a ser leídas por la contraparte en vez de esperar a grandes párrafos. De esta forma su contraparte estará mas receptivo y la conversación terminará mas rápidamente.
Mpolishuk's Blog 
Moises, te felicito por esta sección y tus comentarios
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Moisés, muy interesantes tus comentarios para aquellos que convivimos diariamente con éste tipo de herramientas de comunicación. Incluiría al tema que los mensajes SMS no son sinónimo de mensajes mega super ultra urgentes que interrumpen inmediatamente a quien los recibe de cualquier otra actividad; creo que al final de cuentas deberían tratarse como cualquier otro tipo de comunicación asíncrona.
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Estimado Moisés, le felicito por sus comentarios tan atinados pero quiero hacer enfasis en una parte gramatical que se ve monstruosa y que en definitiva, debemos corregir, no se dice "debe de" esta frase no existe por ser un doble verbo imposible de interpretar en forma gramatical con el "debe"será suficiente.
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Le felicito por su participación, sin embargo parece que últimamente se esta haciendo costumbre entre quienes escriben en internet el publicar artículos sin fondo y basados en la percepción personal sin considerar otros puntos de vista igualmente válidos. En el caso del correo electrónico, es preferible crear grupos si la cantidad de destinatarios es superior a 3, de esa manera se evita la larga cadena de direcciones en el campo "para". En relacion con la mensajería instantánea no estoy de acuerdo en la aseveración de que existen dos plataformas, pues existe tambien AIM, Google Talk, Skype y una serie de programas creados especificamente para mensajería instantánea privada. Por otra parte, hasta donde conozco, no son "plataformas" sino símplemente software de distintas compañias. Me parece que el artículo daba para más si la intención hubiera sido analizar realmente cada punto expuesto y no solamente llenar un espacio.
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Buenos dias.
Me parece muy interesate lo que escribe en este blog, en alguna ocacion he estado en reuniones de trabajo y si se ve muy mal que mientras una persona este hablando al grupo, otra distraiga la atencion respondiendo el telefono, mas aun cuando no se toma la molestia de retirarse un poco, interrumpiendo a quien esta hablando.
Por mi parte tomaré en cuenta sus consejos, pues a mi si me interesa dejar buena imagen a los clientes potenciales.
Un comentario a los comentarios, tal vez estas personas son muy "duchas" en algunos temas relacionados con las nuevas tecnologias y creen que saben, solo que estan pasando por alto que su escrito es sobre "reglas de etiqueta" no un compendio acerca de nuevas tecnologias, y algunas mas no tan nuevas.
Por ultimo, Felicidades!
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Estimado Moisés, deseo felicitarle por sus acertados comentarios, en muchas ocasiones las personas que deseamos crear relaciones laborales y de negocios sin embargo no sabemos de este tipo de reglas, bueno a decir verdad las conocemos pero no sabemos como manejarlas, realmente la información y actualización de tecnologías día a día permiten acercarnos cada vez más a nuestros clientes, nuestros amigos y demás tipos de relaciones, agradezco enormemente que señale el protocolo de lo más sencillamente correcto al utilizar estos medios de comunicación. Enhora buena por señalar estas plataformas y considere que apegaré mis dotes de relación a estos que menciona de manera correcta.
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Gracias por brindarnos estas herramientas de trabajo tan importantes y que muchas veces nos abre los ojos y nos hace mejorar nuestra posición ante nuestra clientela.Me gustaría que me llegaran este tipo de comentarios a mi correo.
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Muchas gracias por sus comentarios, críticas y sugerencias, espero seguir sabiendo de ustedes.
Un saludo
moisés
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Muchas gracias por sus comentarios, críticas y sugerencias, espero seguir sabiendo de ustedes.
Un saludo
moisés
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Todo bien, sin embargo en cuanto a la mensajerìa instantanea no sè en que año viva, ICQ perdiò la popularidad que tenìa hace años, actualmente y por mucho hay màs usuarios de Yahoo Messenger, Skype y ni hablar de Aol Instant Messenger que siempre ha tenido una base sòlida, aunque no tanto en latinoamèrica, y eso se lo dice un usuario que comenzò a usar ICQ en 1997. En definitiva, ICQ podrìa incluso ser la ùltima opciòn de mensajerìa que uno puede encontrar instalada al menos en este paìs.
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Moises:
Son interesantes tus comentarios acerca de la forma en que la publicidad se aplicará, ya comenzamos observarla hace un tiempo aunque algo leve, crece poco a poco; casi todo lo que vemos es enfocado al consumo, esto incluye a artistas, políticos y toda persona que este a la vista del público. Respecto a los comentarios acerca de la mensajería instantanea, aquí el asunto es como uno va a utilizarla y no cuál es la más popular o cuantas hay. El punto es como utilizar esta tecnología adecuadamente para nuestro provecho, y para que tomemos las decisiones más favorables necesitamos aprender entre otras cosas estas reglas de comportamiento, pués no olvidemos que estamos interactuando con otras personas, quienes nos evaluan y a quienes evaluamos según el propio interés. Por esto leo tu página.
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