La velocidad y los tiempos en los negocios han cambiado, para siempre…

Hasta antes del inicio de la década de 1990, el ritmo de los negocios sucedía de 9:00 a 17:00. Las decisiones y juntas eran excepcionalmente fuera de ese horario.

El primer gran cambio fue la telefonía celular, encontrando a las personas cuando y donde fuera.

Pero hoy en día, pensar en esa forma de colaborar es literalmente IMPOSIBLE.

La cultura empresarial de la colaboración nace con el soporte tecnológico de poder compartir el trabajo conjunto de varias personas de forma digital. Primero con correos electrónicos entre varias personas, luego compartiendo documentos en conjunto, y posteriormente empleando dispositivos móviles para interactuar.

Todo esto tiene como propósito incrementar la productividad y el trabajo en equipo.

Sin embargo, el mal empleo de los recursos digitales y la falta de procesos y mejores prácticas para ello, sigue ocasionando en plena era digital las malas prácticas de la década previa a los años 90, en pleno siglo 21.

Hoy en día la razón de colaborar tiene un punto de concentración en reducir costos operativos, pues gracias a la tecnología, si y solo si se usa adecuadamente, podemos ahorrar costos elevadísimos en horas laborales perdidas en horarios extendidos no necesarios y el mal empleo de consumibles como el papel, la energía eléctrica y tinta o tóner que no tiene razón de ser ni de gastarse.

Sin embargo, la principal motivación para colaborar óptimamente es evitar diversos “asesinos silenciosos de la productividad” encontrando dentro de los más comunes a

• Trabajar de más, no “rendir” el equivalente a lo trabajado y además gastar
• La gran tardanza en decidir, dando campo libre a la competencia cuando nos ataca
• El gasto indebido en el empleo del papel, cuando muchas veces lo ideal es la información 100% digital

Procedo a explicar éstos puntos ejemplificando los mismos en una empresa de 1000 personas que usan tecnología. Asumo que el promedio mensual de salarios es de $10,000 pesos por empleado, o $62.5 pesos la hora de trabajo en un mes de 160 horas de trabajo por persona y 40 semanas productivas.

Mi primer supuesto es que al tener que compartir información con varias personas sobre un tema, se demanda juntarse o compartir la información en persona. Pensemos que esto sucede en una semana en una hora en total para cada persona (12 minutos por día nada más)

Haciendo las cuentas pertinentes, 1000 personas pierden en un mes 4000 horas, o $250,000.00 pesos, y esto en un año suma en 10 meses de productividad o trabajo real $2,500,000.00 pesos

Otro escenario es un ataque de la competencia, digamos reaccionar a una oferta de 2×1 que lanzan en un producto similar al nuestro. Al ver esto, pensemos que las personas que tienen que decidir que hacer se convocan a una junta y para ello tardan un día en reunirse, un día más en comunicar a todos los lugares necesarios las acciones a seguir, un día más en efectuar las acciones contra la competencia. Esto suma en total 3 días desde enterarse hasta ejercer una acción el tiempo de reacción. ¿Qué pasa si eso sucede en un 22 de diciembre y todo acabó el 24 de diciembre? ¿servirá de algo empezar a “reaccionar” a partir del día 25 de diciembre? ¿qué pasa si en esos días se vende el 10% de todo lo que se vende en el año? Es claro que todo fue demasiado tarde….

Por último, pensemos en el papel que se usa al año por persona en una empresa, lo cual da un total aproximado al año de 10,000 hojas (48kg de papel) Esto se traduce a un promedio de $600 pesos por persona de papel, que por 1000 empleados son $600,000 pesos. Si a eso sumamos que tenemos que “transportar” el papel (ir por el a la impresora, llevarlo a una junta, cliente etc) podemos decir que a lo largo de un año una persona “lleva papael” por 24 horas, que en nuestro caso equivale a 1000*$62.5*24= $1,500,000.00 pesos. Si a eso agregamos la energía eléctrica para imprimirlo, el espacio donde se “guarda el papel” (2% mínimo de los mestros cuadrados de la oficina). El costo de imprimir (tinta, etc) 10,000 hojas es fácil llegar a $1,440,000 pesos adicionales. Todo esto para preocuparnos de que, si no se cuidad el papel, o se destruye a tiempo, alguien que no debe puede verlo, comentarlo con terceros y probablemente perder el negocio entero….

En conclusión, la suma de todo lo comentado (sin considerar perder le negocio por lo que se extrajo del papel) es de más de $6,000,000.00 de pesos por año, más la posible pérdida de un porcentaje del negocio por no reaccionar a tiempo.

Todo esto se debe por no colaborar a tiempo ni con la tecnología actual existente GRATIS dependiendo del tipo de tecnología que se tiene.

¿Qué hacer para evitar lo anterior? 4 acciones concretas:

1. Tener un espacio digital con toda la capacidad de interacción en un mismo lugar. Esto como un espacio digital donde no es necesario desplazarse, basta el empleo de tecnología móvil o equipo de cómputo para reaccionar y participar en todo momento.
2. Tener máxima seguridad. Las empresas ya tienen métodos de autentificación que aseguran que la persona adecuada puede hacer uso y ver cierto tipo de información, evitando que caiga la información en manos indeseables
3. Lograr que el contexto de una actividad, proyecto o reunión defina las herramientas y acceso a la información empresarial necesarias. Esto es, evitar una estructura rígida de aplicaciones y el uso de las mismas, evitando distracciones por información o aplicaciones de más o de menos teniendo que estar abriendo otras aplicaciones o fuentes de información
4. Información persistente. Asegurar que aun cuando una persona deje de colaborar en la empresa, todo lo documentado y comentado forma parte del acervo de capital intelectual y cualquier persona con autorización pueda ver el pasado y decidir en el futuro sin tener por ello que reaprender todo de nuevo o tener que guardar la información en diversos medios secundarios riesgosos (mandárselo por correo a el mismo, una memora extraíble, etc)

Esto permitirá a cualquier persona evitar consumo de papel, tomar acciones sin tenerse que reunir personalmente, enterar a toda la organización que deba de saber algo de forma instantánea y evitar la fuga de información, lo cual como vimos tiene un costo millonario.

 

¿Cuánto vale hacer esto? La triste realidad es que muy probablemente es gratis si ya lo tienes y simplemente no lo usas.

 

Y si no lo tienes, es la oportunidad para adquirirlo.

 

¿Existen otras tecnologías que hacen esto? Si. ¿En qué fijarse?

1. Más que un “pegoste” de aplicaciones de terceros en un espacio, donde un proveedor almacena, el otro secuencia actividades, etcétera no debemos de olvidar que cada “servicio” independiente demanda de una administración independiente (pago anual, etc.)
2. Recordemos que la seguridad en cada aplicación es independiente de cualquier otra
3. No olvidemos que, si una de las aplicaciones falla, todo falla, y son independientes empresas para cada acción, ninguna se hace responsable de las demás.
4. Trabajar en un solo espacio de un único proveedor garantiza la integridad que ofrece ese proveedor, sin culpas a otras empresas.

 

Por lo anterior, no hay pretexto que valga. Los costos representan pérdidas cuantiosas… hasta el negocio mismo… Actuar es urgente.